1. Mục đích
Bài viết giới thiệu các tính năng nhanh có thể thao tác trực tiếp trên từng nhóm tài liệu như: Ký ngay, Phê duyệt, Điều phối, Xóa, Nhân bản, Đổi tên, Tải xuống, v.v. Việc này giúp tối ưu quá trình quản lý, xử lý tài liệu, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc.
Nội dung bài viết gồm:
- Danh sách các tính năng nhanh trên nhóm tài liệu “Cần xử lý”, “Chờ người khác ký”, “Hoàn thành”.
- Ý nghĩa và phạm vi sử dụng từng tính năng nhanh.
2. Hướng dẫn thực hiện
Chọn phân hệ “Quản lý tài liệu”. Tại đây hiện thị tất danh sách các loại tài liệu.
2.1. Nhóm tài liệu “Cần xử lý”
Nhóm tài liệu này sẽ bao gồm các tính năng nhanh:
- Ký ngay/Điều phối/Phê duyệt/Phê duyệt & ký: Cho phép thực hiện hành động theo trạng thái của tài liệu đó.
- Từ chối ký/Từ chối điều phối/Từ chối phê duyệt/Từ chối phê duyệt & ký: Không đồng ý thực hiện các yêu cầu của tài liệu.
- Nhân bản: Cho phép nhân bản thêm một tài liệu tương tự như bản gốc.
- Lịch sử: Cho phép xem được các thông tin chi tiết về tài liệu (Tên tài liệu, Chủ sở hữu, Người gửi,…) Ngoài ra còn cho phép theo dõi được lịch sử hoạt động của tài liệu (Ai là người gửi tài liệu, Ai là người ký, cụ thể theo thời gian, địa chỉ IP).
- Xóa: Chọn Xóa, tài liệu sẽ được chuyển Quản lý tài liệu\ Thùng rác, sau 7 ngày tài liệu sẽ được tự động xóa khỏi hệ thống vĩnh viễn.
- Hủy bỏ: Chọn Hủy bỏ, toàn bộ quá trình ký sẽ bị dừng lại. Hệ thống sẽ gửi thông báo lý do hủy bỏ cho những người đã nhận được yêu cầu ký tài liệu này.
- Đổi tên: Cho phép sửa tên tài liệu.
- Tải xuống: Cho phép chọn tài liệu tải xuống.
2.2. Nhóm tài liệu “Chờ người khác ký”
Nhóm tài liệu này sẽ bao gồm các tính năng nhanh:
- Gửi lại: Cho phép thực hiện gửi lại tài liệu cho các bên cần ký.
- Tính năng Nhân bản, Hủy, Xóa, Lịch sử, Đổi tên, Tải xuống tương tự như nhóm trên.
2.3. Nhóm tài liệu “Hoàn thành”
Nhóm tài liệu này sẽ bao gồm các tính năng nhanh:
- Tải xuống: Cho phép tải tài liệu đã hoàn thành.
- In: Cho phép in tài liệu bản mềm đã hoàn thành ra bản cứng.
- Lấy mã OR code: Chương trình hiện mã OR\ có thể nhấn Chia sẻ hoặc Tải xuống để chia sẻ cho người nhận link tài liệu.
- Chuyển tiếp: Nhập mail người nhận để chuyển tiếp tài liệu đã ký thành công\ nhấn Lưu để gửi.
- Còn lại Nhân bản, Hủy, Xóa, Lịch sử, Đổi tên, Tải xuống tương tự như nhóm trên.
