1. Mục đích
Cho phép người dùng thực hiện một số tính năng nhanh như: Ký ngay, Phê duyệt, Điều phối, Xóa, Nhân bản… đối với tài liệu có trong các nhóm tài liệu.
Điều này giúp người dùng tối ưu quá trình quản lý tài liệu.
2. Hướng dẫn thực hiện
- Vui lòng truy cập vào ứng dụng AMIS WeSign. Nhập Email, Mật khẩu và Đăng nhập.
- Chọn phân hệ “Quản lý tài liệu”. Tại đây hiện thị tất danh sách các loại tài liệu của người dùng.
Nhóm 1: Tài liệu “Cần xử lý”
Nhóm tài liệu này sẽ bao gồm các tính năng nhanh là:
- Ký ngay/ Điều phối/ Phê duyệt: Cho phép thực hiện hành động theo trạng thái của tài liệu đó.
- Từ chối ký/ Từ chối điều phối/ Từ chối phê duyệt: Không đồng ý thực hiện các yêu cầu của tài liệu.
- Nhân bản: Cho phép nhân bản thêm một tài liệu tương tự như bản gốc.
- Lịch sử: Cho phép xem được các thông tin chi tiết về tài liệu (Tên tài liệu, Chủ sở hữu, Người gửi,…) Ngoài ra còn cho phép theo dõi được lịch sử hoạt động của tài liệu (Ai là người gửi tài liệu, Ai là người ký, cụ thể theo thời gian, địa chỉ IP).
- Xóa: Khi thực hiện xóa, tài liệu sẽ được chuyển vào thùng rác, sau 7 ngày tài liệu sẽ được tự động xóa khỏi hệ thống vĩnh viễn.
- Hủy: Khi thực hiện hủy bỏ tài liệu, toàn bộ quá trình ký sẽ bị dừng lại. Hệ thống sẽ gửi thông báo lý do hủy bỏ cho những người đã nhận được yêu cầu ký tài liệu này.
2. Nhóm tài liệu “Chờ người khác ký”
Nhóm tài liệu này sẽ bao gồm các tính năng nhanh là:
- Gửi lại: Cho phép thực hiện gửi lại tài liệu cho các bên cần ký.
- Còn lại tính năng Nhân bản, Hủy, Xóa, Lịch sử tương tự như nhóm trên.
3. Nhóm tài liệu “Hoàn thành”
Nhóm tài liệu này sẽ bao gồm các tính năng nhanh là:
- Tải xuống: Cho phép tải tài liệu đã hoàn thành .
- In: Cho phép in tài liệu bản mềm đã hoàn thành ra bản cứng.
- Còn lại Nhân bản, Lịch sử, Xóa tương tự như nhóm trên.
