1. Tổng quan
Bài viết hướng dẫn cách tạo lô hợp đồng lao động (HĐLĐ) điện tử bắt đầu ký từ 1/7/2026 trở đi. Việc tạo và gửi ký đúng loại HĐLĐ điện tử giúp hệ thống tự động đồng bộ dữ liệu hợp đồng lên Bộ Nội vụ theo quy định tại Nghị định 337/2025/NĐ-CP.
2. Hướng dẫn thực hiện
Trên AMIS WeSign, vào tab HĐLĐ điện tử.
Vào Quản lý hợp đồng \ nhấn Tạo hợp đồng lao động.
Bước 1: Chọn mẫu
Anh/Chị chọn 1 mẫu HĐLĐ ký từ 1/7/2026 trong danh sách mẫu HĐLĐ điện tử đã được tạo trên hệ thống.
Trường hợp muốn tạo mẫu HĐLĐ mới, nhấn Tạo mẫu. Xem hướng dẫn tạo mẫu HĐLĐ điện tử ký từ 1/7/2026 trở đi tại đây.
Sau đó nhấn Tiếp theo.
Bước 2: Khai báo người nhận
Người ký mặc định bắt buộc có 2 người là Người lao động và Người sử dụng lao động.
– Đối với Người sử dụng lao động: Hệ thống tự động lấy thông tin từ Người sử dụng lao động từ mẫu HĐLĐ.
– Đối với Người lao động: Để khai báo danh sách người lao động trong lô hợp đồng, anh/chị thực hiện như sau:
Nhấn vào tải tệp mẫu dữ liệu của hệ thống.
Ở file dữ liệu mẫu vừa tải, anh/chị nhập các thông tin người ký và các trường trộn để tải lên phần mềm.
Sau khi nhập đầy đủ dữ liệu vào file, anh/chị TẢI LÊN tệp vừa tạo lên phần mềm để trộn mẫu.
Trường hợp trong file dữ liệu có Người lao động có thông tin không hợp lệ, chương trình sẽ không tạo lô với các bản ghi này (vẫn có thể tạo lô các bản ghi hợp lệ). Đồng thời, hệ thống sẽ trả về file kết quả không hợp lệ để anh/chị kiểm tra và điều chỉnh dữ liệu.
Lưu ý: Đối với các bản ghi không hợp lệ, hệ thống không hỗ trợ cập nhật vào lô đang tạo nên sau khi chỉnh sửa lại dữ liệu, anh/chị cần thực hiện tạo luồng ký mới cho các bản ghi này.
Sau khi hoàn tất khai báo người nhận, nhấn Tiếp theo.
Bước 3: Thiết lập vị trí ký
Mỗi bản ghi hợp lệ tại bước trước sẽ tạo thành một tài liệu ký với các trường thông tin được tự động thêm lên văn bản.
Anh/Chị kiểm tra lại thông tin vị trí ký.
Lưu ý: Người lao động và Người sử dụng lao động bắt buộc mỗi người phải thiết lập có ít nhất 1 chữ ký số trên hợp đồng.
Sau khi thiết lập xong, nhấn Tiếp theo.
Bước 4: Gửi hợp đồng
Hệ thống lấy các thiết lập gửi email từ mẫu HĐLĐ. Anh/Chị nhấn Gửi ký để thực hiện gửi tài liệu cho người ký.
Trước khi gửi, hệ thống yêu cầu xác minh danh tính của người gửi ký. Xem hướng dẫn xác minh danh tính tại đây.
Khi người ký đã hoàn tất ký, hệ thống tự động đồng bộ các thông tin của HĐLĐ sang Nền tảng HĐLĐ của Bộ Nội vụ.
