1. Câu chuyện nghiệp vụ
Thực tế: Một số công ty có nhiều văn bản thông báo như: Công văn chuyển đổi số, Công văn Đảng, Công văn thông báo,…
Với các công văn này, người lập chỉ gửi trình ký các lãnh đạo, sau đó Cc (Người nhận bản sao) đến các trưởng phòng. Trưởng phòng sẽ có nhiệm vụ phải thông báo kèm văn bản đến nhân viên.
Đối với vai trò người nhận bản sao(chỉ có quyền xem tài liệu đã ký) thì Trưởng phòng sẽ không có quyền chuyển tiếp tài liệu đến nhân viên.
Khó khăn: Hiện tại phần mềm chỉ đang đáp ứng cho những vai trò tham gia ký được quyền chuyển tiếp tài liệu. Do đó, để có thể thông báo các công văn đến nhân viên, Trưởng phòng sẽ phải tải tài liệu xuống sau đó chuyển tài liệu thông qua các kênh chat.
2. Giải pháp
Cho phép người nhận bản sao có quyền chuyển tiếp tài liệu đã hoàn thành ký
3. Mô tả và hướng dẫn sử dụng tính năng
3.1 Đối với vai trò người gửi tài liệu
Tại bước khai báo người ký, khi thực hiện thêm người nhận bản sao, người gửi sẽ thực hiện như sau:
- Nhấn chọn vào Biểu tượng bánh răng thiết lập
- Tích chọn Cho phép chuyển tiếp tài liệu
- Nhấn Lưu để hoàn thành việc thiết lập
Như vậy, người gửi đã cho phép người nhận bản sao có quyền chuyển tiếp tài liệu.
Các bước tiếp theo, người gửi thao tác trình ký như bình thường.
3.2 Đối với vai trò người nhận bản sao
Khi đã được thiết lập, người nhận bản sao sẽ có quyền chuyển tiếp tài liệu đã hoàn thành ký
Thao tác thực hiện sẽ tương tự như các vai trò người ký khác
Lưu ý: Trong trường hợp, người nhận bản sao mong muốn người nhận tài liệu kế tiếp có quyền chuyển tiếp tài liệu này thì vẫn có thể thiết lập được.
Tại màn hình chuyển tiếp tài liệu, người dùng thực hiện thiết lập như sau:
- Nhấn chọn vào Biểu tượng bánh răng thiết lập
- Tích chọn Cho phép chuyển tiếp tài liệu
- Nhấn Lưu để hoàn thành việc thiết lập
