1. Câu chuyện nghiệp vụ
1.1 Câu chuyện nghiệp vụ số 1
- Thực tế: Người dùng đang làm việc tại 2 công ty, đều sử dụng AMIS WeSign và cung cấp tài khoản cho người dùng sử dụng. Người dùng chỉ dùng chung 1 email cho cả 2 công ty này.
Khi người gửi chuyển tài liệu đến người dùng để ký. Do người dùng đang làm việc cho 2 công ty cùng lúc nên phần mềm không có thông tin để gửi đến chính xác công ty cần nhận. - Khó khăn: Tài liệu không được gửi vào đúng công ty người nhận mong muốn.
1.2 Câu chuyện nghiệp vụ số 2
- Thực tế: Người dùng đang làm việc tại 2 công ty, nhưng chỉ có một công ty sử dụng AMIS WeSign. Người dùng chỉ dùng chung 1 email cho cả 2 công ty này.
Khi người gửi chuyển tài liệu đến người dùng để ký. Phần mềm không có thông tin để gửi đến chính xác công ty cần nhận nên sẽ ưu tiên gửi đến công ty đang sử dụng AMIS WeSign. - Khó khăn: Tài liệu không vào đúng công ty mà người nhận mong muốn.
1.3 Câu chuyện nghiệp vụ số 3
- Thực tế: Người dùng là nhân viên trong một công ty đang sử dụng AMIS WeSign. Người dùng chỉ dùng 1 email duy nhất để làm việc trên công ty và xử lý các công việc cá nhân (Hợp đồng mua bán, Hợp đồng chi trả học phí,…).
Khi người gửi chuyển tài liệu đến người dùng, phần mềm không có thông tin để phân biệt tài liệu đó là của công ty hay của cá nhân người dùng. Do đó, phần mềm sẽ ưu tiên gửi đến công ty đang sử dụng AMIS WeSign. - Khó khăn: Tài liệu cá nhân và tài liệu công ty bị nhầm lẫn
1.4 Mong muốn của người dùng
Người dùng mong muốn nhận được chính xác tài liệu vào đúng công ty cần nhận hoặc chỉ nhận ở email, SĐT nếu đó là các tài liệu cá nhân.
2. Giải pháp
Trong phiên bản mới nhất, phần mềm cho phép khai báo Mã số thuế để gửi tài liệu đến chính xác công ty người nhận mong muốn.
3. Lợi ích
- Đảm bảo gửi tài liệu đến chính xác công ty người nhận mong muốn
- Gia tăng tính an toàn và bảo mật cho các tài liệu trên AMIS WeSign
4. Mô tả tính năng và hướng dẫn sử dụng
Lưu ý: Việc sử dụng tính năng này đảm bảo rằng tài liệu sẽ được gửi đến chính xác công ty mà người nhận mong muốn. Do đó, khuyến khích người gửi sử dụng tính năng này khi thực hiện khai báo người nhận.
Người dùng sẽ thực hiện các bước trong quá trình thiết lập luồng ký như bình thường
- Bước 1: Người dùng tải tài liệu lên ứng dụng MISA AMIS WeSign
- Bước 2: Khai báo thông tin người ký
Tại bước 2 người gửi sẽ thực hiện khai báo lần lượt các thông tin của người nhận:
- Nhấn vào biểu tượng Cài đặt
Khi đó, hệ thống sẽ hiển thị cửa số thiết lập:
- Anh/chị thực hiện nhập mã số thuế của công ty người nhận mong muốn nhận tài liệu. Hệ thống sẽ gợi ý và đề xuất tên công ty tương ứng với MST đó
- Thiết lập xong, nhấn Lưu
- Khi khai báo Mã số thuế: phần mềm sẽ gửi tài liệu đến Email, SĐT và Tài khoản AMIS WeSign của người nhận.
- Khi không khai báo Mã số thuế:
- Nếu người gửi và người nhận đang làm việc trong một công ty, thì tài liệu sẽ được gửi đến tài khoản AMIS WeSign của công ty đó.
- Nếu người gửi và người nhận thuộc 2 công ty khác nhau, tài liệu sẽ chỉ gửi đến Email, SĐT của người nhận.
Lưu ý:
- Tính năng này sẽ được áp dụng cho các luồng như: tạo tài liệu đơn, điều phối ký, ủy quyền ký, chỉnh sửa người nhận…
- Hiện tại tính năng đang đáp ứng cho phiên bản website
