1. Tổng quan
Bài viết hướng dẫn tính năng thiết lập thời hạn ký tài liệu, đảm bảo các tài liệu quan trọng (như chính sách giá, thông tin tham chiếu…) được ký trong thời gian hiệu lực. Tính năng này giúp kiểm soát tiến độ ký, nâng cao tính pháp lý và hiệu quả quản lý tài liệu.
Nội dung bài viết gồm:
- Hướng dẫn thiết lập thời hạn ký khi tạo luồng ký.
- Quy trình ký tài liệu đúng thời hạn và xử lý khi quá hạn.
- Lưu ý về quyền sửa/xóa thời hạn ký.
2. Hướng dẫn thực hiện
2.1. Người gửi thiết lập thời hạn ký tài liệu khi tạo luồng ký
Tại bước Thiết lập trước khi gửi khi gửi tài liệu ký:
- Tích chọn Thiết lập thời hạn ký\ chọn
- Tích chọn Gửi lời nhắc tự động\ chọn thời gian thông báo nhắc nhở cho người ký.
Lưu ý:
- Đối với các tài liệu có thiết lập thời hạn ký, có thể sửa/xóa thời hạn ký trên giao diện Chi tiết tài liệu.
- Người điều phối không được phép thêm/sửa/xóa thời hạn ký.
2.2. Người nhận ký tài liệu đúng thời hạn
Sau khi thiết lập Thời hạn ký, người nhận tài liệu chỉ được phép truy cập tài liệu và ký trong khoảng thời gian đã thiết lập.
Lưu ý: Trong trường hợp người dùng không thực hiện ký, tài liệu sẽ tự động chuyển sang trạng thái Hủy bỏ, người nhận tài liệu không thể truy cập và thực hiện ký được nữa.
