1. Tổng quan
Bài viết hướng dẫn tính năng Lập đơn mua hàng từ kế hoạch mua hàng đối với Mua hàng theo thảo thuận/ Mua hàng theo chỉ định, giúp lập nhanh đơn mua hàng, tiết kiệm thời gian, hạn chế thao tác nhập liệu thủ công.
Nội dung bài viết bao gồm: Cách lập đơn mua hàng từ kế hoạch mua hàng.
2. Hướng dẫn thực hiện
Lưu ý:
- Người dùng phải được phân quyền nghiệp vụ Mua theo thỏa thuận, chỉ định\Đơn mua hàng trên dữ liệu đang làm việc thì mới có thể thực hiện được chức năng này. (Chi tiết hướng dẫn phân quyền cho vai trò, xem tại đây).
- Tùy theo nhu cầu và cách thức vận hành quy trình mua hàng tại doanh nghiệp, có thể thiết lập có cần hay không cần phê duyệt đối với KẾ HOẠCH MUA HÀNG.
- Tuy nhiên, nếu thiết lập có phê duyệt thì Kế hoạch mua hàng cần được phê duyệt đẩy qua AMIS Quy trình đưa về Yêu cầu mua sắm. Còn ngược lại nếu không thiết lập phê duyệt thì đối với trạng thái Kế hoạch mua hàng “Chưa thực hiện” mới có chức năng Mua theo quy trình, chỉ định, thỏa thuận.
- Có thể chọn 1 trong 2 cách sau để lập đơn mua hàng từ kế hoạch mua hàng:
2.1. Lập đơn mua hàng tại phân hệ Mua theo thỏa thuận/Mua theo chỉ định
Bước 1: Vào phân hệ Mua theo thỏa thuận/ Mua theo chỉ định\ Tab Đơn mua hàng\ Nhấn Thêm đơn hàng.
Bước 2: Chọn Lập đơn mua hàng từ Kế hoạch mua hàng\ Nhấn biểu tượng kính lúp để chọn kế hoạch mua hàng.
Bước 3: Trên tab Thông tin đơn hàng:
- Phần mềm tự động lấy các thông tin Mã hàng hóa, Tên hàng hóa, Số lượng đề nghị mua lên đơn mua hàng.
- Phần mềm tự động lấy các thông tin Đơn giá, Tỷ lệ chiết khấu từ Thỏa thuận mua hàng đã lập khi thông tin trên đơn hàng thỏa mãn các điều kiện sau:
- Thông tin Nhà cung cấp trên đơn mua hàng trùng với thông tin Nhà cung cấp trên thỏa thuận mua hàng đã khai báo.
- Ngày đơn hàng thuộc khoảng thời gian áp dụng thỏa thuận mua hàng.
Bước 4: Trên tab Thông tin giao hàng: Khai báo và theo dõi từng đợt giao hàng trên đơn mua hàng.
Bước 5: Kiểm tra và khai báo bổ sung các thông tin còn thiếu\ Nhấn Lưu và gửi ĐMH.
2.2. Lập đơn mua hàng tại phân hệ Kế hoạch mua hàng
Bước 1: Trên giao diện danh sách kế hoạch mua hàng (Hoặc xem chi tiết kế hoạch mua hàng chưa hoàn thành), chọn chức năng Mua theo thỏa thuận.
Bước 2: Trên tab Thông tin đơn hàng:
- Phần mềm tự động lấy các thông tin hàng hóa lên đơn mua hàng.
- Các thông tin Đơn giá, Tỷ lệ chiết khấu được lấy lên từ Thỏa thuận mua hàng đã lập khi thông tin trên đơn mua hàng thỏa mãn các điều kiện sau:
- Thông tin Nhà cung cấp trên đơn mua hàng trùng với thông tin Nhà cung cấp trên thỏa thuận mua hàng đã khai báo.
- Ngày đơn hàng thuộc khoảng thời gian áp dụng thỏa thuận mua hàng.
Bước 3: Tại tab Thông tin giao hàng: Khai báo và theo dõi từng đợt giao hàng trên đơn mua hàng.
Bước 4: Kiểm tra và khai báo bổ sung các thông tin còn thiếu\ Nhấn Lưu và gửi ĐMH.