Thay thế mặt hàng thực tế trên Đợt giao hàng

Mục đích bài viết: Bài viết hướng dẫn anh/chị thực hiện thêm mặt hàng không có trên Đơn mua hàng để ghi nhận mặt hàng nhà cung cấp giao thực tế khi khác với mặt hàng đã đặt trên Đơn mua hàng, giúp đảm bảo số liệu phản ánh chính xác trong các báo cáo và quy trình.

Câu chuyện nghiệp vụ: Trên thực tế, khi phát sinh đợt giao hàng, cần ghi nhận đúng thực tế: mặt hàng nào thực nhận, số lượng bao nhiêu. Với quy trình hiện tại: nhân viên tự sửa tên mã hàng cũ hoặc tạo mã hàng mới trong danh mục, rồi nhập lại trên Đợt giao hàng theo mã mới — thao tác thủ công, dễ sai sót, không lưu được quan hệ giữa mặt hàng thay thế và mặt hàng gốc. Phần mềm hiện đã đáp ứng cho phép ghi nhận chính xác thực tế giao hàng và theo dõi tiến độ trên Đơn mua hàng và các báo cáo liên quan.

Nội dung hướng dẫn: Bài viết sẽ hướng dẫn quy trình: chọn thay thế mặt hàng, thêm mới mặt hàng thay thế (nếu chưa tồn tại), nhập số lượng thực nhận và tỷ lệ quy đổi trên Đợt giao hàng và các lưu ý liên quan.

Bước 1: Truy cập vào chi tiết đợt giao hàng muốn cập nhật mặt hàng thực tế.

• Tại chi tiết Đợt giao hàng, anh chỉ nhận chọn Sửa.

Bước 2: Trên danh sách thông tin chi tiết hàng hóa, nhấn chọn biểu tượng thay thế để cập nhật mặt hàng thực tế phát sinh.

Bước 3: Phần mềm mở ra giao diện khai báo cho người dùng, thực hiện khai báo thông tin hàng hóa muốn thay thế.

• Phần mềm hiển thị thông tin mặt hàng gốc để người dùng tham chiếu.
• Ở phần mặt hàng thay thế, anh/chị tìm kiếm và chọn mã hàng thay thế thực tế NCC giao.
• Trường hợp mã hàng chưa có trong danh mục, chọn “+ Thêm mới” ở cuối danh sách, sau đó khai báo thông tin mặt hàng theo hướng dẫn hiện ra.
• Chọn đơn vị tính phù hợp và nhập số lượng thực nhận, đảm bảo số > 0.
• Nhập tỷ lệ quy đổi giữa mã hàng thay thế và mã hàng gốc theo thực tế (ví dụ: 1 túi = 0.5 hộp → nhập 0.5), đảm bảo tỷ lệ > 0.
• Kiểm tra lại số lượng quy đổi sang mặt hàng gốc, đơn giá, ghi chú (nếu cần).
• Nhấn “Xác nhận” để hoàn tất thao tác thay thế.

Bước 3: Lưu Đợt giao hàng.

• Sau khi xác nhận thay thế, mặt hàng gốc sẽ được thay bằng dòng mặt hàng thay thế vừa khai báo trên Đợt giao hàng.
• Kiểm tra lại các thông tin Đợt giao hàng, sau đó nhấn “Lưu” để lưu lại toàn bộ thay đổi.

• Anh/chị chỉ có thể thêm mặt hàng thay thế khi Đợt giao hàng ở trạng thái Đang lập hoặc Đã lưu nhưng chưa đồng bộ với các ứng dụng khác.
• Mỗi lần thay thế phải khai báo đúng tỷ lệ quy đổi để đảm bảo dữ liệu tiến độ Đơn mua hàng phản ánh chính xác.
• Nếu Đợt giao hàng đã đồng bộ với Kho/Kế toán, anh/chị cần thu hồi trên các ứng dụng kia trước khi sửa.