Thiết kế mẫu in Đề nghị báo giá

Lưu ý:

• Phần mềm AMIS Mua hàng chỉ hỗ trợ thiết lập mẫu đề nghị báo giá từ các file mẫu có định dạng .doc; .docx; .xls; .xlsx
• Khi thiết kế mẫu đề nghị báo giá, nếu trên mẫu không cần thiết lập công thức, chỉ cần lấy các trường có sẵn trong trường trộn thì thiết lập trên file word, còn nếu có chỉ tiêu nào đó cần thiết lập công thức từ các ô khác thì nên thiết kế mẫu trên file excel (MISA khuyến nghị đơn vị nên thiết lập mẫu đơn mua hàng trên file excel).

Để thiết kế file mẫu đề nghị báo giá đặc thù, làm theo 3 bước sau:

1. Chuẩn bị mẫu ngoài file word, file excel

Có 2 cách để có mẫu đơn mua hàng đặc thù:

• • Cách 1: Xuất khẩu mẫu đã có sẵn trên phần mền AMIS Mua hàng ra file word, hay excel để sửa lại thành mẫu đặc thù.
  • Cách 2: Đơn vị đã tạo sẵn một mẫu file đặc thù bằng file word, hay excel từ trước.

2. Tải trường trộn từ phần mềm về

Bước này giúp tải các thông tin trường dữ liệu mà phần mềm AMIS Kế toán đã thiết lập sẵn làm căn cứ để thiết kế đề nghị báo giá đặc thù.

1. Mở một chứng từ đề nghị báo giá trên chương trình:

• Chọn chức năng In\Quản lý mẫu in
• Trên giao diện Quản lý mẫu in, chọn chức năng Thêm mẫu:

2. Chọn chức năng Tải danh sách trường trộn để tải file trường trộn về máy tính của anh/chị:

3. Phần mềm sẽ hiển thị file excel chứa thông tin về tên các trường dữ liệu có thể thiết lập trên đề nghị báo giá. File excel gồm 2 cột:

• Cột Mã trường dữ liệu là tên các trường sẽ copy vào mẫu trộn
• Cột  Mô tả để giải thích trường bên cột Trường dữ liệu nếu copy mã trường đó thì sẽ lấy lên thông tin gì trên chứng từ.
  Ví dụ: Nếu copy Trường dữ liệu : ##VenderName## thì sẽ lấy thông tin tên nhà cung cấp lên đề nghị báo giá.

3. Trộn các thông tin trường trộn vào mẫu

Lưu ý trước khi trộn mẫu:

• Trên mẫu đơn mua hàng chia ra làm 2 nhóm thông tin:
  • Nhóm 1: Là những thông tin cố định in trên chứng từ. (Bao gồm những thông tin tô màu vàng như hình minh hoạ)
  • Nhóm 2: Là những thông tin thay đổi khi in từng chứng từ cụ thể và là những thông tin cần thiết lập các trường trộn trên mẫu. (Bao gồm những thông tin còn lại – không tô màu vàng như hình minh hoạ).

• Các thông tin để trộn trên chứng từ cũng chia làm 2 loại:
  • Loại 1: những trường trộn sử dụng trên thông tin chung ( là thông tin chỉ hiện thị một lần trên chứng từ). VD: Số, Ngày, Người mua hàng, Công ty, Địa chỉ, thông tin người ký…Thông tin Số tiền bằng chữ
  • Loại 2: Những trường trộn chi tiết (là các thông tin được hiển thị lặp đi lặp lại với số liệu khác nhau, thường là các thông tin chi tiết liên quan đến hàng hoá). Tên các trường trộn này thường có chữ “detail” ở đầu (như: Tên hàng: ##Detail_InventoryItemName##; ##Detail_Quantity##: số lượng…). VD: Mã hàng, Tên hàng, đơn vị tính, Số lượng, đơn giá, thành tiền….

Chi tiết hướng dẫn trộn mẫu: 

• Mở file word/excel mẫu lên, copy các trường trên file trường trộn mới tải về, dán vào thông tin tương ứng

Lưu ý: Đối với những trường dữ liệu chi tiết, là những trường trộn có chữ detail thì bắt buộc phải hiển thị ở trong bảng dữ liệu. Nếu không đưa các trường này vào bảng dữ liệu thì khi in sẽ không lên số liệu

• Thông tin GPSD phần mềm tự hiển thị ngầm định bên góc trái bên trên của chứng từ, nên khi thiết kế mẫu phải để trống ở góc này.
• Sau khi thiết kế xong mẫu chứng từ đặc thù của doanh nghiệp, thực hiện lưu lại thông tin.

• Mở giao diện chi tiết của một chứng từ đã có sẵn tại màn hình danh sách:
• Chọn chức năng In\Quản lý mẫu in
• Chọn Thêm mẫu

• Bấm để chọn đến đường dẫn chứa file mẫu in vừa thiết kế hoặc kéo thả tệp vào khu vực Tệp đính kèm
• Nhập Tên mẫu (VD: De-nghi-bao-gia)
• Có thể lựa chọn In mẫu chứng từ theo định dạng PDF hoặc Excel
• Nhấn Tạo mẫu  và đóng màn hình Thiết kế mẫu chứng từ in lại.

Lưu ý: 

• Các mẫu đặc thù này chỉ thiết kế 1 lần và đưa vào phần mềm, mỗi khi in phần mềm đã có sẵn tên mẫu trong danh sách để chọn sử dụng.
• Có thể thay đổi tùy chọn in mẫu chứng từ theo định dạng PDF hoặc Excel bằng cách chọn chức năng Thay đổi định dạng in trên danh sách Quản lý mẫu in.

• Mở chi tiết chứng từ, chọn chức năng In
• Lúc này mẫu trộn đã thực hiện trộn ở trên sẽ xuất hiện trong danh sách các chứng từ tùy chọn in.

• Thực hiện in chứng từ.