1. Tổng quan
Chương trình cho phép quản lý và kiểm soát tình trạng chất lượng (Đạt hoặc Không đạt) của từng lô vật tư, hàng hóa trong quá trình lưu kho. Việc theo dõi này đảm bảo chỉ những lô hàng đủ điều kiện chất lượng mới được phép sử dụng cho các nghiệp vụ xuất kho, hạn chế tối đa rủi ro sử dụng nhầm hàng lỗi.
Nội dung bài viết bao gồm:
- Cách xem danh sách tồn kho theo trạng thái chất lượng.
- Cách cập nhật lại phân bổ số tồn đạt/không đạt cho lô hàng.
- Cách tra cứu lịch sử thay đổi trạng thái chất lượng của lô hàng.
Đối tượng áp dụng: Thủ kho, Nhân viên quản lý kho, Bộ phận QC.
2. Hướng dẫn thực hiện
Lưu ý: Để quản lý, theo dõi được tồn kho theo trạng thái chất lượng, anh chị cần bật tùy chọn Có Quản lý trạng thái chất lượng lô hàng trong menu Thiết lập\Vật tư hàng hóa\Chung
2.1. Khai báo trạng thái chất lượng hàng hóa khi nhập kho
Trên các chứng từ nhập kho, chương trình bổ sung cột Trạng thái chất lượng trong chi tiết hàng hóa
- Khi anh/chị thêm dòng chi tiết mới tại Lệnh hoặc Phiếu nhập kho, hệ thống sẽ mặc định trạng thái là Đạt. Anh/chị có thể thay đổi tùy theo thực tế kiểm tra.
- Nếu lập Lệnh nhập kho từ Yêu cầu nhập kho, hệ thống sẽ tự động lấy trạng thái chất lượng từ dòng chi tiết tương ứng trên Yêu cầu nhập kho.
2.2. Xem tồn kho theo trạng thái chất lượng
Để theo dõi tình trạng chất lượng của các lô hàng hiện có trong kho, anh/chị thực hiện các bước sau:
Bước 1: Vào phần hệ Quản lý kho\ Chọn tab Tồn kho theo trạng thái chất lượng (Tab này chỉ hiển thị khi hệ thống đã bật tùy chọn “Quản lý trạng thái chất lượng lô hàng”).
Bước 2: Sử dụng bộ lọc Kho để xem tồn kho tại một hoặc nhiều kho cụ thể.
Bước 3: Theo dõi các cột thông tin: Số tồn đạt, Số tồn không đạt và Tổng số tồn để nắm bắt tình trạng thực tế của từng mã hàng/số lô.
2.3. Cập nhật trạng thái chất lượng lô hàng
Trong trường hợp phát hiện lô hàng thay đổi chất lượng (ví dụ: hàng đang đạt chuyển sang lỗi khi xuất đóng gói), anh/chị thực hiện cập nhật như sau:
Bước 1: Tại danh sách tồn kho, nhấn vào biểu tượng Cập nhật trạng thái chất lượng tại dòng lô hàng cần điều chỉnh.
Bước 2: Kiểm tra các thông tin hiển thị (Mã hàng, Số lô, Hạn sử dụng…).
Bước 3: Nhập số lượng mới vào ô Số tồn đạt hoặc Số tồn không đạt. Hệ thống sẽ tự động tính toán lại số lượng còn lại dựa trên Tổng số tồn (không được phép sửa ô này).
Bước 4: Nhập nội dung vào ô Ghi chú để giải thích lý do thay đổi.
Bước 5: Nhấn Lưu để hoàn tất.
2.4. Tra cứu lịch sử thay đổi trạng thái chất lượng
Để truy vết các biến động (nhập kho, xuất kho, điều chuyển, hoặc cập nhật trực tiếp) làm thay đổi số tồn theo trạng thái, anh/chị làm như sau:
Bước 1: Tại dòng lô hàng cần kiểm tra, nhấn vào biểu tượng Xem lịch sử cập nhật.
Bước 2: Giao diện chi tiết sẽ hiển thị bên phải màn hình, liệt kê các sự kiện theo trình tự thời gian.
Bước 3: Anh/chị có thể nhấn trực tiếp vào Số chứng từ trong lịch sử để mở nhanh chứng từ gốc liên quan.
Bước 4: Nhấn X để đóng.
