Thiết lập tùy chọn hệ thống

1. Mục đích

Cho phép thay đổi các tùy chọn của hệ thống như: Tùy chọn chung, tùy chọn phê duyệt, định dạng số, trường mở rộng…

2. Hướng dẫn

Lưu ý: Người dùng phải được phân quyền hệ thống tùy chọn tương ứng trên dữ liệu đang làm việc thì mới có thể thực hiện được các chức năng này. (Chi tiết hướng dẫn phân quyền cho vai trò, xem tại đây)

Vào menu Hệ thống, mục Thiết lập. Tại đây, người dùng có thể thiết lập các tuỳ chọn sau:

2.1. Tùy chọn chung

Tại mục Tuỳ chọn chung, người dùng sẽ thiết lập tuỳ chọn liên quan đến:

• Thông tin công ty: Tên, địa chỉ, mã số thuế, logo công ty
• Thiết lập định dạng kiểu dữ liệu các Trường mở rộng (Thông tin bổ sung, trường mở rộng chi tiết) trên toàn chương trình.

2.2. Tùy chọn vật tư, hàng hóa

Tại mục Tuỳ chọn vật tư hàng hóa, người dùng sẽ thiết lập tuỳ chọn liên quan đến:

• Phương pháp xuất kho: Cho phép lựa chọn phương pháp xuất kho cho các chứng từ xuất.

Khi lệnh xuất kho được tạo tự động, hệ thống sẽ ngầm định chọn các loại vật tư, hàng hóa phục cần xuất, tùy thuộc vào phương pháp xuất kho của đơn vị, cụ thể:

• • Nhập trước xuất trước (FIFO): Lấy thông tin VTHH còn tồn trên chứng từ nhập có ngày nhập kho xa nhất với ngày hiện tại. Kèm theo các thông tin: Số lô, Hạn sử dụng, Vị trí.
  • Hết hạn trước xuất trước (FEFO): Lấy thông tin VTHH có hạn sử dụng gần nhất với ngày hiện tại trên chứng từ nhập. Kèm theo các thông tin: Số lô, Hạn sử dụng, Vị trí.

Lưu ý: Không áp dụng quy tắc này đối với các chứng từ xuất kho tạo thủ công.

• Thiết lập Chung:
  • Cho phép chọn Xuất quá số lượng tồn trong kho: Nếu chọn Có, hệ thống vẫn cho ghi sổ các chứng từ có phát sinh vật tư, hàng hoá bị xuất quá số tồn trong kho.

  • Tùy chọn Cảnh báo khi xuất quá số lượng tồn khả dụng với các lựa chọn sau:

    • Cảnh báo và không cho lưu (mặc định): phần mềm sẽ cảnh báo khi người dùng xuất quá số lượng tồn kho khả dụng và không cho lưu các chứng từ xuất kho có mặt hàng xuất vượt quá số lượng tồn kho. 

    • Cảnh báo và có cho lưu: phần mềm hiển thị cảnh báo quá số lượng tồn kho khả dụng, người dùng có thể lựa chọn Lưu hoặc không lưu chứng từ này, bởi vì việc Lưu sẽ ảnh hưởng đến cam kết giữ hàng cho khách.

    • Không cảnh báo.
• Theo dõi vật tư hàng hóa theo Mã quy cách: Cho phép người dùng chọn Có hoặc không theo dõi VTHH theo mã quy cách. Đồng thời, cảnh báo hoặc không khi nhập xuất kho VTHH có theo dõi mã quy cách, nếu không nhập mã quy cách của hàng hóa đó.
• Theo dõi Giá trị hàng hóa: Nếu chọn Có, trên danh mục VTHH, Số dư đầu kỳ, Yêu cầu nhập kho, Phiếu nhập kho sẽ hiển thị các thông tin liên quan đến giá.
• Cảnh báo khi xuất quá số lượng tồn theo Số lô – Hạn sử dụng: Nếu chọn Cảnh báo thì khi xuất quá số tồn theo lô, HSD, trong trường hợp trên chứng từ xuất kho có ít nhất 1 dòng VTHH có SL xuất > SL tồn, chương trình sẽ cảnh báo cho người dùng biết.
• Theo dõi vật tư hàng hóa theo kích thước: Cho phép người dùng chọn Có hoặc không theo dõi VTHH theo kích thước. Đồng thời, cảnh báo hoặc không khi trên chứng từ xuất kho có ít nhất 1 dòng VTHH có SL xuất > SL tồn, chương trình sẽ cảnh báo cho người dùng biết.
• Theo dõi vật tư hàng hóa chi tiết theo vị trí: Quản lý vật tư, hàng hóa chi tiết theo từng vị trí lưu kho (kệ, ngăn, khu vực…).

  • Có: Nếu bạn muốn phần mềm theo dõi hàng hóa chi tiết đến từng vị trí trong kho.

  • Không: Nếu chỉ cần quản lý tổng thể số lượng hàng hóa, không cần phân vị trí cụ thể.

Thiết lập In vã vạch/QR: Quy định ký tự ngăn cách giữa các phần thông tin trong mã vạch/mã QR (ví dụ: Mã hàng, Số lô, Hạn sử dụng).

• Nhấn vào biểu tượng Sửa ở góc phải mục In mã vạch/Mã QR.

• Nhập ký tự muốn dùng làm dấu ngăn cách (ví dụ: /, |, -).

  Ví dụ: Mã hàng/Số lô → dấu ngăn cách là /.

2.3. Quản lý hoạt động kho

Cho phép người dùng thiết lập các tùy chọn liên quan đến Quản lý kho, Phân công công việc, Thiết lập tự động sinh phiếu nhập/xuất kho khi hoàn thành lệnh xuất kho/lệnh nhập kho.

1. Quản lý kho:

• Cho phép chọn phân quyền theo kho: Nếu chọn có, quản lý kho có thể phân quyền truy cập và làm việc tại từng kho cho những người dùng được chọn.
• Thiết lập quy trình nhập/xuất kho nhiều bước: Chọn có, quản lý kho có thể thiết lập thiết lập quy trình nhập/xuất kho linh hoạt để phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp.

2. Phân công công việc:

• Thực hiện phân công xử lý đơn hàng bán cho từng nhân viên kho:
  • Nếu chọn Không: Đơn hàng về tự động sinh lệnh xuất kho.
  • Nếu chọn Có: Người dùng cần chọn người giao việc. Khi đơn hàng về thì người giao việc/Quản trị kho hàng sẽ phân công người thực hiện, từ đó chương trình mới sinh lệnh xuất kho chuyển cho người thực hiện.
• Phê duyệt lệnh xuất kho: Nếu chọn Có tùy chọn này thì khi hoàn thành lệnh xuất kho sẽ thêm bước gửi xác nhận và thông báo yêu cầu phê duyệt đến Quản trị kho hàng/Người giao việc/Người thực hiện để xác nhận hoặc từ chối.
• Tự động sinh phiếu nhập/xuất kho:
  • Nếu chọn Tạo 1 phiếu xuất/nhập kho từ 1 lệnh xuất/nhập kho: Khi hoàn thành 1 lệnh xuất/nhập kho luôn sinh 1 phiếu xuất/nhập kho tương ứng.
  • Nếu chọn Tạo các phiếu nhập/xuất kho tương ứng với các đơn mua hàng/đơn đặt hàng khác nhau trên lệnh: Khi hoàn thành lệnh nhập/xuất kho được tạo từ nhiều đơn mua hàng/đơn bán hàng thì tự động sinh số lượng phiếu nhập/xuất kho tương ứng với số lượng đơn hàng.

2.4. Thiết lập người dùng và phân quyền

Xem chi tiết tại đây

2.5. Định dạng số

Tại mục thiết lập Định dạng số, người dùng sẽ thiết lập liên quan đến các tuỳ chọn phục vụ cho việc hiển thị ký tự ngăn cách, số chữ số của phần thập phân và cách thể hiện số âm trên hệ thống.

2.6. Quy tắc đánh số chứng từ

Để thuận tiện theo dõi tùy theo mục đích quản lý kho hàng và quy tắc riêng của đơn vị, chương trình cho phép thiết lập tự động định dạng số chứng từ

Sau khi thêm chứng từ, mã số của chứng từ sẽ được tự động ghi nhận theo cài đặt của anh/chị. Điều này giúp người dùng dễ dàng theo dõi và quản lý các chứng từ liên quan theo nhu cầu của đơn vị.

Chi tiết thực hiện:

1. Tại chi tiết danh sách hiển thị bảng thiết lập mã số của các loại chứng từ tại đơn vị. Với mỗi loại chứng từ, anh/chị thực hiện thiết lập các thành phần của mã số bao gồm:

• Tiền tố: nhập ký tự đầu của mã số (VD: DN, HN, KH,…)
• Giá trị phần số: điền số chứng từ hiện tại của đơn vị, số này sẽ là số bắt đầu tự sinh ra số kế tiếp.
• Tổng ký tự phần số: số ký tự tối đa mà anh chị muốn thiết lập cho dãy mã sỗ.
• Hậu tố: nhập ký tự sau của mã số (VD: A02-TB,…)

3. Cập nhật quy tắc sửa số chứng từ, mã danh mục:

Tự động cập nhật quy tắc đánh số khi người dùng sửa số chứng từ, mã danh mục:

• Chọn “Có” khi người dùng sửa số chứng từ, mã danh mục thì “Giá trị phần số” trong thiết lập này sẽ tự động được thay đổi theo số người dùng vừa nhập.
• Chọn “Không” nếu người dùng sửa số chứng từ, mã danh mục thì “Giá trị phần số” tại đây sẽ không thay đổi.

Lưu ý: “Giá trị phần số” là số bắt đầu để tự động sinh ra số cho chứng từ tiếp theo.

Quy tắc cập nhật:

• Nếu chọn “Tăng số từ trái qua phải“: khi thêm chứng từ, số bên trái sẽ tự động tăng lên (Ví dụ: DN00001/A01-TB → DN00002/A01-TB).
• Nếu chọn “Tăng số từ phải qua trái“: khi thêm chứng từ, số bên trái sẽ tự động tăng lên (Ví dụ: DN00001/A01-TB → DN00001/A02-TB).

4. Nhấn Lưu.

2.7. Kết nối ứng dụng

Tham khảo thêm hướng dẫn tại đây