1. Tổng quan
Bài viết này nhằm hướng dẫn anh/chị cách thiết lập lịch trình để các AI Agent nội bộ có thể chủ động thực hiện các tác vụ lặp lại theo thời gian định sẵn (như báo cáo doanh thu, sản phẩm bán chạy, tình trạng tồn kho, thông tin nhân sự…). Thay vì chỉ phản hồi khi được yêu cầu, tính năng này giúp Agent tự động hóa các công việc định kỳ, đảm bảo thông tin quan trọng luôn được cập nhật đúng hạn và giảm tải thao tác thủ công cho quản lý.
Nội dung chính:
- Thiết lập lịch tại danh sách Agent.
- Thiết lập lịch tại giao diện chi tiết hội thoại.
Đối tượng áp dụng: Quản trị viên hoặc Người quản lý có quyền cấu hình Agent nội bộ.
2. Hướng dẫn thực hiện
2.1. Cách 1: Thiết lập lịch tại danh sách Agent
Nếu anh/chị muốn cấu hình nhanh lịch trình cho một Agent ngay từ màn hình quản lý tổng quát, hãy thực hiện các bước sau:
- Bước 1: Tại giao diện Danh sách Agent nhấn Thiết lập và chọn Quản lý lịch. Hệ thống hiển thị danh sách các lịch gửi tin nhắn tự động.
- Bước 2: Nhấn Thêm mới để tạo lịch cho Agent.
- Bước 3: Nhập Tên lịch, chọn Agent thực hiện và nhập Chỉ dẫn cho Agent về công việc cần thực hiện.
- Bước 4: Chọn Tần suất, thiết lập thời gian hoặc ngày lặp lại tương ứng, hệ thống sẽ thực hiện tác vụ theo lịch đã cài đặt.
- Hệ thống hỗ trợ sẵn các lịch phổ biến như Theo ngày, Theo tuần, Theo tháng giúp anh/chị triển khai nhanh chóng.
- Anh/chị có thể thiết lập khung giờ chính xác (ví dụ: đúng 08h sáng mỗi ngày) để Agent chủ động gửi thông báo kết quả mà không cần bất kỳ thao tác thủ công nào.
- Bước 5: Nhấn Lưu.
Lịch mới được thêm vào danh sách và có thể bật tại cột Sử dụng để kích hoạt.
2.2. Cách 2: Thiết lập lịch tại giao diện chi tiết hội thoại
Trong trường hợp anh/chị đang tương tác với Agent và muốn thiết lập ngay một tác vụ định kỳ dựa trên ngữ cảnh cuộc trò chuyện, hãy thực hiện:
- Bước 1: Tại giao diện Chat với Agent, nhấn biểu tượng Thông tin agent ở góc trên bên phải màn hình.
- Bước 2: Sau đó chọn Lịch gửi tin nhắn tự động.
- Bước 3: Nhấn Thêm tại mục Lịch gửi tin nhắn tự động, hệ thống hiển thị màn hình Thêm lịch mới.
- Bước 4: Nhập Tên lịch, chọn Agent thực hiện và nhập Chỉ dẫn cho Agent về công việc cần thực hiện.
- Bước 5: Chọn Tần suất và thiết lập Thời gian thực hiện lịch, sau đó nhấn Lưu.
- Bước 6: Tại danh sách lịch tùy chỉnh, bật công tắc tại lịch vừa tạo để Agent bắt đầu thực hiện tác vụ theo lịch đã thiết lập.
Sau khi được thiết lập vào đúng thời gian đã định, Agent sẽ chỉ thực hiện gửi thông báo nếu có phát sinh dữ liệu thỏa mãn yêu cầu. Nếu tại thời điểm đó không có dữ liệu, Agent sẽ tự động bỏ qua để giúp hạn chế thông báo không cần thiết và tránh làm phiền người nhận.
3. Lưu ý
- Quản lý mọi lúc, mọi nơi: Tính năng này hỗ trợ trên cả phiên bản Mobile, giúp anh/chị dễ dàng thiết lập, theo dõi và quản lý mọi lịch trình của Agent ngay trên điện thoại.
- Đảm bảo dữ liệu: Anh/chị nên kiểm tra kỹ quyền truy cập dữ liệu của Agent để đảm bảo các báo cáo (doanh thu, tồn kho…) được gửi về luôn chính xác và đầy đủ.