1. Tổng quan
Bài viết này hướng dẫn anh/chị cách theo dõi và quản lý danh sách các đơn hàng phát sinh từ quá trình tương tác của nhân viên AI với khách hàng. Giúp anh/chị kiểm soát chính xác luồng vận hành đơn hàng, từ khâu tiếp nhận đến khi hoàn thành, nhằm đảm bảo sản phẩm, dịch vụ được cung cấp kịp thời và chính xác cho khách hàng.
Nội dung hướng dẫn bao gồm:
- Truy cập danh mục quản lý đơn hàng.
- Theo dõi trạng thái đơn hàng qua Dashboard.
- Tìm kiếm và lọc đơn hàng theo các tiêu chí.
- Xem danh sách chi tiết đơn hàng.
Đối tượng áp dụng: Quản trị viên, Nhân viên quản lý bán hàng, Nhân viên xử lý đơn hàng.
2. Hướng dẫn thực hiện
2.1. Truy cập danh mục đơn hàng
Để bắt đầu thực hiện các nghiệp vụ quản lý, trước tiên anh/chị cần truy cập vào phân hệ đơn hàng:
1. Nhấn vào mục Đơn vị trên thanh menu điều hướng bên trái, hệ thống sẽ hiển thị danh sách các đơn vị đang hoạt động. Nhấn chọn vào tên đơn vị mà anh/chị muốn làm việc
2. Nhấn chọn Đơn hàng.
2.2. Theo dõi trạng thái đơn hàng qua Dashboard
Để có cái nhìn nhanh chóng về tình hình vận hành và ưu tiên xử lý các đơn hàng cần thiết, anh/chị thực hiện quan sát các thẻ trạng thái ở phía trên màn hình:
1. Quan sát các thẻ trạng thái như Tất cả, Đơn nhập, Đơn mới, Chờ xử lý, Chờ lấy hàng, Đang giao hàng, Đã hoàn thành hoặc Đơn hủy, hệ thống sẽ hiển thị số lượng đơn hàng tương ứng dưới mỗi thẻ để anh/chị nắm bắt quy mô từng phân khúc.
2. Nhấn vào một thẻ trạng thái bất kỳ (ví dụ: Đơn hủy), hệ thống sẽ lọc và hiển thị danh sách các đơn hàng thuộc trạng thái đó ngay tại bảng bên dưới để anh/chị tập trung xử lý.
2.3. Tìm kiếm và lọc đơn hàng
Để nhanh chóng tìm thấy một đơn hàng cụ thể mà không cần rà soát toàn bộ danh sách, anh/chị thực hiện như sau:
- Tại ô Tìm kiếm thông minh, anh/chị nhập tên khách hàng, mã đơn hàng hoặc thông tin liên quan, hệ thống sẽ hiển thị các kết quả khớp với từ khóa ngay bên dưới.
- Sử dụng các bộ lọc nhanh như Nhân viên, Kênh, hoặc Thời gian (ví dụ: Tuần này) bằng cách nhấn vào các ô tương ứng trên thanh công cụ, hệ thống sẽ thu hẹp danh sách đơn hàng theo đúng tiêu chí anh/chị đã chọn.
2.4. Xem danh sách chi tiết đơn hàng
Để kiểm tra các thông tin cụ thể của từng đơn hàng, anh/chị quan sát bảng danh sách phía dưới cùng với các cột thông tin sau:
- Người nhận: Hiển thị tên khách hàng và thông tin liên hệ để anh/chị biết đơn hàng thuộc về ai.
- Sản phẩm: Liệt kê tên sản phẩm và các thuộc tính (như màu sắc, kích cỡ) khách hàng đã chọn.
- Tổng đơn hàng: Hiển thị giá trị tiền của đơn hàng để anh/chị đối soát doanh thu.
- Trạng thái thanh toán: Cho biết khách đã thanh toán hay chưa (ví dụ: Chưa thanh toán, Chưa thu tiền) để anh/chị lên kế hoạch thu tiền.
- Hình thức thanh toán: Hiển thị phương thức khách chọn (ví dụ: Chuyển khoản) để anh/chị kiểm tra dòng tiền.
- Trạng thái vận chuyển: Cho biết giai đoạn vận chuyển của đơn hàng (ví dụ: Đơn mới) để anh/chị theo dõi lộ trình.
- Mã đơn hàng: Phục vụ việc tra cứu.
- Thời gian tạo: Hiển thị ngày và giờ hệ thống ghi nhận đơn hàng (ví dụ: 31/05/2026 16:26) để anh/chị kiểm soát thời điểm phát sinh đơn.
- Số lượng sản phẩm: Hiển thị tổng số lượng mặt hàng có trong đơn để anh/chị nắm bắt quy mô đơn hàng.
- Tổng đơn hàng: Hiển thị giá trị tiền của đơn hàng để anh/chị đối soát doanh thu.
- Trạng thái thanh toán: Cho biết khách đã thanh toán hay chưa (ví dụ: Chưa thanh toán, Chưa thu tiền) để anh/chị lên kế hoạch thu tiền.
- Hình thức thanh toán: Hiển thị phương thức khách chọn (ví dụ: Chuyển khoản) để anh/chị kiểm tra dòng tiền.
2.5. Sử dụng các tiện ích nhanh trên danh sách đơn hàng
Để thực hiện các thao tác xử lý nhanh mà không cần truy cập vào chi tiết từng đơn, anh/chị sử dụng các biểu tượng tiện ích ở cuối mỗi dòng đơn hàng: anh/chị sử dụng các biểu tượng tiện ích ở cuối mỗi dòng đơn hàng:
- Xem chi tiết đơn hàng: Nhấn vào biểu tượng Con mắt, hệ thống sẽ hiển thị toàn bộ thông tin chi tiết của đơn hàng đó để anh/chị kiểm tra.
- Chuyển trạng thái đơn hàng: Nhấn vào biểu tượng Vòng tròn mũi tên, hệ thống sẽ hiển thị các tùy chọn chuyển đổi trạng thái kế tiếp tùy thuộc vào tình trạng hiện tại của đơn hàng (ví dụ: nếu đơn đang ở trạng thái “Chưa xác nhận”, hệ thống sẽ hiển thị nút Xác nhận; nếu đơn đã được xác nhận, hệ thống sẽ hiển thị tùy chọn chuyển sang Giao hàng…) để anh/chị điều hướng luồng xử lý một cách chính xác.
- Xóa đơn hàng: Nhấn vào biểu tượng Thùng rác, hệ thống sẽ hiển thị thông báo xác nhận việc xóa, giúp anh/chị loại bỏ các đơn hàng không hợp lệ hoặc bị trùng lặp khỏi danh sách.
3. Lưu ý
- Anh/chị nên ưu tiên kiểm tra các đơn hàng ở trạng thái Đơn mới hoặc Chờ xử lý để đảm bảo không có đơn hàng nào bị bỏ sót, gây ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng.
- Khi thực hiện lọc theo Thời gian, hãy đảm bảo chọn đúng khoảng thời gian cần tra cứu để tránh việc hệ thống không hiển thị dữ liệu do lệch mốc thời gian.