1. Tổng quan
Bài viết này hiểu quy tắc để nhân viên AI tự động phát hiện, gợi ý và xử lý gộp nhiều đơn hàng của cùng khách thành 1 đơn giao chung. Việc này giúp giảm số lần giao hàng, tối ưu vận hành và tăng trải nghiệm khách hàng.
Nội dung bao gồm:
- Điều kiện để gộp đơn
- Cách hệ thống xử lý khi gộp đơn
- Các lưu ý theo trạng thái đơn hàng
Đối tượng áp dụng: Quản trị viên, nhân viên vận hành đơn hàng, đơn vị bán hàng online.
2. Hướng dẫn thực hiện
2.1. Điều kiện áp dụng gộp đơn
Để đảm bảo việc gộp đơn chính xác, hệ thống chỉ cho phép thực hiện khi:
- Các đơn hàng có cùng tên khách hàng
- Cùng số điện thoại
- Cùng địa chỉ giao hàng
- Đơn cũ chưa bàn giao cho đơn vị vận chuyển
- Đơn cũ chưa bị hủy
Điều kiện này giúp đảm bảo việc gộp không ảnh hưởng đến quá trình giao hàng đang diễn ra.
2.2. Cách hệ thống gợi ý gộp đơn
Hệ thống AI sẽ chủ động hỗ trợ trong quá trình tư vấn:
- Khi khách tạo đơn mới, hệ thống sẽ tự động kiểm tra các đơn trước đó chưa giao
- Nếu có đơn phù hợp, AI sẽ gợi ý gộp đơn ngay trong hội thoại
- Ví dụ: “Anh/chị đang có đơn trước đó, mình có muốn gộp để giao một lần không ạ?”
Việc này giúp giảm thao tác cho nhân viên và tăng tỷ lệ gộp đơn thành công.
2.3. Cách xử lý khi khách đồng ý gộp đơn
Khi khách xác nhận gộp đơn, hệ thống thực hiện:
- Bước 1: Kiểm tra các đơn đủ điều kiện gộp
- Bước 2: Thực hiện hủy các đơn cũ
- Bước 3: Tạo một đơn hàng mới
- Bước 4: Gộp toàn bộ sản phẩm từ các đơn vào đơn mới để giao chung
Việc tạo đơn mới giúp đảm bảo dữ liệu đơn hàng rõ ràng và dễ quản lý.
2.4. Xử lý theo trạng thái thanh toán
Trong quá trình gộp, hệ thống sẽ xử lý theo tình trạng thanh toán:
- Nếu đơn cũ chưa thanh toán → Gộp trực tiếp
- Nếu đơn cũ đã thanh toán → Hệ thống sẽ không gợi ý gộp đơn
Điều này giúp đảm bảo không sai lệch công nợ khi gộp đơn.
2.5. Trường hợp không gộp đơn
Hệ thống sẽ không thực hiện gộp đơn trong các trường hợp:
- Đơn đã bàn giao cho đơn vị vận chuyển
- Đơn đã hủy
- Thông tin khách hàng giữa các đơn không trùng khớp
Ngoài ra, nếu khách chỉ muốn:
- Hủy đơn cũ và giữ đơn mới, hệ thống vẫn hỗ trợ theo đúng yêu cầu.
3. Lưu ý
- Nên khuyến khích khách gộp đơn khi đơn hàng gần thời điểm nhau để tối ưu vận chuyển.
- Với đơn đã thanh toán, cần kiểm tra kỹ chênh lệch tiền trước khi gộp.
- AI chỉ gợi ý khi đủ điều kiện phù hợp, tránh làm phiền khách hàng.
- Tính năng liên quan trực tiếp đến các nghiệp vụ: tạo đơn, cập nhật đơn và hủy đơn, cần kiểm tra kỹ trước khi áp dụng.