1. Tổng quan
Bài viết này hướng dẫn anh/chị cách theo dõi và kiểm soát các hoạt động thao tác trên hệ thống thông qua tính năng Nhật ký truy cập. Việc quản lý nhật ký giúp doanh nghiệp giám sát lịch sử thay đổi dữ liệu, kiểm soát các hành động của nhân viên và đảm bảo tính minh bạch, bảo mật trong quá trình vận hành.
Nội dung gồm:
- Cách xem danh sách nhật ký truy cập.
- Cách sử dụng bộ lọc để tìm kiếm thông tin cụ thể.
- Cách đọc và hiểu các thông tin trong nhật ký.
Đối tượng áp dụng: Quản trị viên, người quản lý vận hành.
2. Hướng dẫn thực hiện
2.1. Xem danh sách nhật ký truy cập
Để kiểm tra các hoạt động đã diễn ra trên hệ thống, anh/chị thực hiện các bước sau:
- Bước 1: Tại menu bên trái, truy cập vào mục Thiết lập chọn Nhật ký truy cập. Hệ thống sẽ hiển thị danh sách toàn bộ các thao tác đã được ghi nhận.
- Bước 2: Quan sát danh sách để nắm bắt các thông tin cơ bản về hoạt động của hệ thống.
2.2. Sử dụng bộ lọc để tìm kiếm nhật ký
Khi số lượng thao tác quá lớn, anh/chị có thể sử dụng bộ lọc để tìm chính xác sự kiện cần kiểm tra:
- Bước 1: Nhấn vào biểu tượng Bộ lọc (hình phễu) tại thanh công cụ phía trên danh sách. Hệ thống hiển thị bảng thông tin bộ lọc.
- Bước 2: Nhập các tiêu chí cần lọc:
- Thời gian: Chọn khoảng thời gian cụ thể (ví dụ: Hôm nay, Hôm qua…) để thu hẹp phạm vi tìm kiếm.
- Người thực hiện: Nhập tên nhân viên để kiểm tra các thao tác của một cá nhân cụ thể.
- Đối tượng: Nhập tên đối tượng bị tác động (ví dụ: Agent, Thư viện tri thức, Thư viện công cụ…) để xem lịch sử thay đổi của đối tượng đó.
- Tham chiếu: Nhập thông tin liên quan để lọc theo mã hoặc nội dung tham chiếu.
- Hành động: Chọn loại thao tác (ví dụ: Thêm mới, Sửa, Xóa…) để tìm các hành vi cụ thể.
- Bước 3: Nhấn nút [Áp dụng], hệ thống sẽ hiển thị danh sách các nhật ký thỏa mãn đúng các điều kiện anh/chị đã chọn.
2.3. Cách đọc thông tin nhật ký
Mỗi dòng nhật ký cung cấp đầy đủ các thông tin quan trọng để anh/chị đối soát:
- Thời gian: Thời điểm chính xác diễn ra thao tác.
- Người thực hiện: Xác định rõ ai là người đã thực hiện hành động này.
- Đối tượng: Thông tin về thực thể bị tác động (ví dụ: Agent, Thư viện tri thức, Thư viện công cụ…).
- Tham chiếu: Thông tin liên kết giúp xác định rõ bối cảnh của thao tác.
- Hành động: Loại thao tác được thực hiện (ví dụ: Sửa, Thêm, Xóa).
- Mô tả: Hiển thị chi tiết nội dung thay đổi (ví dụ: thông tin cũ và thông tin mới được cập nhật).
3. Lưu ý
- Tính toàn vẹn: Nhật ký truy cập được hệ thống tự động ghi lại ngay khi có thao tác phát sinh, đảm bảo tính khách quan và không thể xóa.
- Kiểm soát rủi ro: Anh/chị nên định kỳ kiểm tra nhật ký để kịp thời phát hiện các thao tác bất thường hoặc các lỗi dữ liệu do nhân viên thao tác nhầm.
- Độ chính xác: Nếu cần kiểm tra chi tiết các thay đổi về dữ liệu kỹ thuật, hãy chú ý kỹ phần cột Mô tả để biết chính xác giá trị cũ và giá trị mới.