Hướng dẫn NVKD HCSN lập yêu cầu cấp GPSD/Thuê bao dùng thử và bán mới cho KH mua iGOV OneAI

1. Tổng quan

• Hiện tại, luồng cấp thuê bao iGOV OneAI cho UBND Xã/Phường và Phòng ban chuyên môn được quy định như sau:
  • Nếu có license OneAI cấp cha (chung toàn UBND Xã/Phường) thì KHÔNG cho phép mua thêm license OneAI cấp con (riêng cho từng Phòng ban chuyên môn).
  • Nếu đã có license OneAI cấp con (cấp riêng cho từng Phòng ban chuyên môn), thì KHÔNG được phép mua thêm license OneAI cấp cha (chung cho toàn UBND Xã/Phường).
• Bài viết này sẽ hướng dẫn NVKD HCSN lập yêu cầu cấp GPSD/Thuê bao dùng thử và bán mới cho KH mua iGOV OneAI theo các trường hợp trên và các lưu ý về cách chọn mã hàng hóa khi lập đơn hàng mua OneAI cho KH HCSN.

2. Hướng dẫn thực hiện

2.1. Lập yêu cầu cấp GPSD/Thuê bao sản phẩm iGOV OneAI cho UBND Xã/Phường

Nội dung sau đây mô phỏng các bước Lập yêu cầu cấp GPSD/Thuê bao dùng thử sản phẩm iGOV OneAI cho UBND Xã/Phường. Trường hợp cấp GPSD/Thuê bao cho Phòng ban chuyên môn, anh/chị vui lòng thực hiện tương tự.

Bước 1: Lập yêu cầu cấp Thuê bao DÙNG THỬ từ phân hệ “Khách hàng” trên CRM

• Anh/chị truy cập phân hệ Khách hàng tại đây và thực hiện tìm kiếm KH theo tên tên KH, mã số thuế, email, địa chỉ,…
• Sau đó tick chọn KH cần lập yêu cầu => nhấn Yêu cầu cấp GPSD/Thuê bao.

Bước 2: Hoàn thiện và kiểm tra các thông tin trên yêu cầu cấp thuê bao

• Anh/chị chọn sản phẩm MISA iGOV => hệ thống tự động lấy ra loại yêu cầu là Dùng thử.

• Tick chọn nghiệp vụ iGOV OneAI.
  • Nghiệp vụ iGOV OneAI mặc định 500 Credits.

• Sau đó, nhập Thông tin cấp tài khoản MISA ID => nhấn Lưu.

Lưu ý:

• Trường hợp lập yêu cầu cấp GPSD/Thuê bao dùng thử cho UBND Xã/Phường:
  • Nếu UBND Xã/Phường có đơn vị trực thuộc là Phòng ban chuyên môn và Phòng ban chuyên môn đó đã có GPSD OneAI (miễn phí và trả phí) => Hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo và không thực hiện cấp GPSD/Thuê bao nữa.

• • Nếu UBND Xã/Phường không có đơn vị trực thuộc là Phòng ban chuyên môn hoặc có nhưng Phòng ban chuyên môn đó chưa có GPSD OneAI (miễn phí và trả phí) => Hệ thống cho phép lưu yêu cầu và gửi sang IMS (anh/chị thực hiện kiểm tra thông tin trên IMS – Bước 3).

• Trường hợp lập yêu cầu cấp GPSD/Thuê bao chính thức cho UBND Xã/Phường:
  • Nếu UBND Xã/Phường có đơn vị trực thuộc là Phòng ban chuyên môn và Phòng ban chuyên môn đó đã có GPSD OneAI (miễn phí và trả phí) => Hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo và không thực hiện cấp GPSD/Thuê bao nữa.

• • Nếu UBND Xã/Phường không có đơn vị trực thuộc là Phòng ban chuyên môn hoặc có nhưng Phòng ban chuyên môn đó chưa có GPSD OneAI (miễn phí và trả phí) => Hệ thống cho phép lưu yêu cầu và gửi sang IMS (anh/chị thực hiện kiểm tra thông tin trên IMS – Bước 3).

Bước 3: Kiểm tra thông tin thuê bao trên IMS

• Đối với KH dùng thử, sau khi lập yêu cầu cấp thuê bao thành công, IMS sẽ tự động duyệt, cấp thuê bao.
• Anh/chị truy cập phân hệ Kế toán văn phòng.
• KH sẽ được cấp license để sử dụng các nghiệp vụ của sản phẩm iGOV OneAI.

2.2. Lập yêu cầu cấp GPSD/Thuê bao sản phẩm iGOV OneAI cho Phòng ban chuyên môn

Nội dung sau đây mô phỏng các bước Lập yêu cầu cấp GPSD/Thuê bao chính thức sản phẩm iGOV OneAI cho Phòng ban chuyên môn. Trường hợp cấp GPSD/Thuê bao cho UBND Xã/Phường, anh/chị vui lòng thực hiện tương tự.

Bước 1: Tạo đơn hàng trên CRM

• Anh/chị truy cập phân hệ Đơn hàng tại đây => nhấn Thêm để khởi tạo đơn hàng mới.

• Sau đó nhập thông tin Khách hàng => hệ thống tự động lấy lên Mã ngân sách.

• Tại mục Thông tin hàng hóa, nhấn Chọn hàng hóa.
  • Tìm kiếm sản phẩm OneAI, tích chọn mã hàng hóa cần mua và nhấn Đồng ý.

• Sau khi hoàn thành, anh/chị kiểm tra lại thông tin đơn hàng và nhấn Lưu để hoàn tất đơn hàng vừa thêm.

Bước 2: Lập yêu cầu cấp GPSD/Thuê bao

• Trên màn hình thông tin của đơn hàng vừa tạo,  nhấn vào menu chức năng và chọn Yêu cầu cấp GPSD/Thuê bao.

• Tại màn hình Yêu cầu cấp GPSD/Thuê bao, anh/chị vui lòng:
  • Chọn sản phẩm MISA iGOV.
  • Upload file Quyết định cấp nguồn và Bằng chứng cam kết.

• • Sau đó nhập thông tin tạo tài khoản MISA ID rồi nhấn Lưu.

Lưu ý: Tương tự với Lập yêu cầu cấp GPSD/Thuê bao sản phẩm iGOV OneAI cho UBND Xã/Phường

• Trường hợp lập yêu cầu cấp GPSD/Thuê bao chính thức cho Phòng ban chuyên môn:
  • Nếu Phòng ban chuyên môn có đơn vị chủ quản là UBND Xã/Phường và UBND đó đã có GPSD OneAI (miễn phí và trả phí) => Hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo và không thực hiện cấp GPSD/Thuê bao nữa.

• • Nếu Phòng ban chuyên môn không có đơn vị chủ quản là UBND Xã/Phường hoặc có nhưng UBND đó chưa có GPSD OneAI (miễn phí và trả phí) => Hệ thống cho phép lưu yêu cầu và gửi sang IMS (anh/chị thực hiện kiểm tra thông tin trên IMS – Bước 3).

• Trường hợp lập yêu cầu cấp GPSD/Thuê bao dùng thử cho Phòng ban chuyên môn:
  • Nếu Phòng ban chuyên môn có đơn vị chủ quản là UBND Xã/Phường và UBND đó đã có GPSD OneAI (miễn phí và trả phí) => Hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo và không thực hiện cấp GPSD/Thuê bao nữa.

• • Nếu Phòng ban chuyên môn không có đơn vị chủ quản là UBND Xã/Phường hoặc có nhưng UBND đó chưa có GPSD OneAI (miễn phí và trả phí) => Hệ thống cho phép lưu yêu cầu và gửi sang IMS (anh/chị thực hiện kiểm tra thông tin trên IMS – Bước 3).

Bước 3: Phê duyệt yêu cầu cấp GPSD/Thuê bao trên IMS

Lưu ý: Khác với một số sản phẩm khác được phê duyệt tự động dựa trên giá trị đơn hàng và bằng chứng cấp nguồn, mọi yêu cầu cấp GPSD/thuê bao cho iGOV đều cần được Kế toán văn phòng xét duyệt thủ công.

• Truy cập IMS, chọn phân hệ Kế toán văn phòng, tìm kiếm đơn hàng bằng Số hợp đồng, Số đơn hàng, Mã yêu cầu,…
• Tìm kiếm thành công, Kế toán click chuột phải vào đơn hàng đã chọn, chọn Phê duyệt YC cấp giấy phép rồi nhấn Có để phê duyệt.

• Phê duyệt thành công, trong Thông tin chung của thuê bao sẽ hiển thị chi tiết các nghiệp vụ đã cấp thuê bao, Tình trạng đơn hàng sẽ chuyển thành KTLicense – Đã duyệt.
• KH sẽ được cấp license để sử dụng các nghiệp vụ của sản phẩm iGOV đã mua.

3. Lưu ý v/v chọn mã hàng hóa khi lập đơn hàng mua OneAI cho KH HCSN trên CRM

3.1. Trường hợp KH mua OneAI ít hơn hoặc bằng 12 tháng

Đối với đơn hàng mua OneAI ít hơn hoặc bằng 12 tháng, đơn hàng sẽ gồm mã hàng Phần mềm lần đầu tiên + mã hàng gói credit lần đầu tiên.

• Ví dụ: KH mua OneAI gói 3K Credit trong 11 tháng, đơn hàng sẽ gồm các mã hàng hóa:
  • P2.036.00.00.2102 – Phần mềm AMIS OneAI lần đầu tiên – Số lượng: 11.
  • P2.036.00.03.2102 – Phần mềm MISA AMIS OneAI lần đầu tiên – Gói 3K Credit – Số lượng: 11.

3.2. Trường hợp KH mua OneAI trên 12 tháng

Đối với đơn hàng mua OneAI trên 12 tháng, đơn hàng sẽ gồm mã hàng phần mềm lần đầu tiên, mã hàng gói credit lần đầu tiên, mã hàng phần mềm lần thứ 2, mã hàng gói credit lần thứ 2.

Ví dụ: KH mua OneAI gói 1K credit, thời gian mua 15 tháng thì đơn hàng sẽ gồm các mã hàng sau:

• P2.036.00.00.2102 – Phần mềm AMIS OneAI lần đầu tiên – Số lượng: 12.
• P2.036.00.02.2102 – Phần mềm MISA AMIS OneAI lần đầu tiên – Gói 1K Credit – Số lượng: 12.
• P2.036.00.00.2201 – Phần mềm AMIS OneAI từ lần thứ 2 – Số lương: 3.
• P2.036.00.02.2201 – Phần mềm MISA AMIS OneAI từ lần thứ 2 – Gói 1K Credit – Số lượng: 3.

3.3. Trường hợp KH mua OneAI dưới 12 tháng, sau đó gia hạn

Đơn hàng thứ nhất: đơn hàng sẽ gồm mã hàng phần mềm lần đầu tiên và mã hàng gói credit lần đầu tiên.

Đơn hàng thứ 2: đơn hàng gồm mã hàng phần mềm lần thứ 2 và mã hàng gói credit lần thứ 2.

Chúc anh/chị thực hiện thành công.