Thiết lập luồng

1. Tổng quan

Bài viết hướng dẫn cách tạo luồng kết nối giữa các ứng dụng để tự động hóa quy trình nghiệp vụ trên AMIS Workflow. Khi một sự kiện xảy ra ở một ứng dụng, hệ thống sẽ tự động thực hiện các hành động liên quan ở ứng dụng khác, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thao tác thủ công.
Nội dung bài viết gồm:

• Khái niệm luồng, sự kiện (Trigger) và hành động (Action)
• Các bước xác định sự kiện và hành động
• Thiết lập sự kiện: chọn ứng dụng, sự kiện, cài đặt thuộc tính, kiểm tra kết nối
• Thiết lập hành động: chọn ứng dụng, cấu hình hành động, kiểm tra kết nối
• Phát hành luồng: đặt tên, phiên bản, lưu và phát hành

Luồng là một quy trình tự động hóa các nghiệp vụ giữa các ứng dụng trong hệ thống, được tạo thành từ một sự kiện (Trigger) và một hoặc nhiều hành động (Action). Khi một sự kiện xảy ra, nó sẽ kích hoạt các hành động đã được thiết lập để thực hiện một quy trình công việc nhất định.

2. Hướng dẫn thực hiện

2.1. Xác định sự kiện và hành động

• Sự kiện là điều kiện kích hoạt luồng, diễn ra tại một ứng dụng.

Ví dụ: Có một khách hàng được thêm mới, có một công việc được hoàn thành.

• Hành động là các tác vụ hệ thống sẽ thực hiện ngay sau khi sự kiện xảy ra.

Ví dụ: Gửi tin nhắn qua AMIS Chat cho người tạo công việc khi công việc hoàn thành.

2.2. Thiết lập sự kiện

Bước 1: Trên AMIS Workflow, vào phân hệ Thiết kế luồng\nhấn Thêm luồng

Bước 2: Chọn ứng dụng nơi sự kiện xảy ra (ví dụ: AMIS Công việc).

Bước 3: Tìm và chọn sự kiện (ví dụ: Công việc được hoàn thành).

Bước 4: Cài đặt các thuộc tính của sự kiện để xác định phạm vi (ví dụ: theo dự án, theo nhóm công việc).

Bước 5: Nhấn Kiểm tra kết nối sự kiện.

Lưu ý: Trường hợp kiểm tra không thành công do lỗi, anh/chị xử lý như sau:

• Chưa có dữ liệu mẫu trên ứng dụng: anh/chị có thể tạo 1 dữ liệu mẫu (ví dụ: tạo 1 công việc để hệ thống gửi dữ liệu qua AMIS Chat) sau đó kiểm tra lại thiết lập trên luồng.
• Lỗi API do ứng dụng trả ra: khuyến nghị người dùng liên hệ với đội ngũ kỹ thuật AMIS Workflow để được hỗ trợ.

2.3. Thiết lập hành động

Bước 1: Tiếp nối hành động thiết lập sự kiện trên

Bước 2: Chọn ứng dụng kết nối đến (Ví dụ: AMIS Chat).

Bước 3: Chọn hành động tương ứng (Ví dụ: Gửi tin nhắn đến người dùng/nhóm).

Bước 4: Cấu hình hành động:

• • • Nhập dữ liệu và ghép các trường thông tin từ sự kiện sang trường của hành động (Ví dụ: Nhập nội dung tin nhắn và thêm các trường trộn thông tin tên công việc, người tạo… vào nội dung tin nhắn).
    • Với trường danh mục: để đảm bảo hệ thống xác định đúng đối tượng, anh/chị nhấn “Thêm bước tìm“, sau đó ghép các danh mục tương ứng (Ví dụ: Tìm người gửi tin nhắn là email của người tạo công việc; Tìm nhân viên nhận tin nhắn theo email của người thực hiện công việc).

Bước 5: Kiểm tra kết nối hành động.

2.4. Phát hành luồng

Bước 1: Sau khi thiết lập luồng xong, trên giao diện thiết lập, nhấn Phát hành.

Bước 2: Điền tên luồng để dễ dàng phân biệt.

Bước 3: Điền tên phiên bản để đánh dấu các đợt sửa đổi, phát hành.

Bước 4: Chọn thư mục quản lý\Nhấn Lưu để phát hành.

Sau khi phát hành thành công, khi các sự kiện trong ứng dụng bắt đầu, luồng sẽ được kích hoạt và tự động thực hiện theo đúng thiết lập.