Chính sách khấu trừ

Một số công ty có trả tiền gửi xe, cơm trưa,… hộ nhân viên và sẽ truy thu hàng tháng. HR cần khai báo các khoản này để làm căn cứ khi tính lương. Đây được gọi là khoản khấu trừ, sẽ có định mức và được áp dụng cho một số đơn vị/vị trí công việc.

Phân hệ Chính sách\Khấu trừ cho phép HR:

  • Khai báo chính sách khấu trừ cho từng đơn vị, vị trí công việc với các thông tin như: Khoản khấu trừ, Định mức, Số tiền/Công thức, Đơn vị/Vị trí áp dụng,…
  • Các chính sách này sẽ được sử dụng để ghi nhận thông tin khấu trừ vào hồ sơ nhân viên và khi lập bảng lương.

Hướng dẫn chi tiết

Quản lý danh sách chính sách khấu trừ

Chương trình hiển thị danh sách các chính sách khấu trừ theo cơ cấu tổ chức trong phạm vi quyền hạn của người dùng.

Ví dụ: Người dùng được phân quyền xem dữ liệu của phòng Kinh doanh trong cơ cấu tổ chức thì chỉ có thể xem danh sách chính sách khấu trừ của phòng Kinh doanh.

Để HR tiện quản lý, chương trình cung cấp một số tiện ích:

  • Tìm kiếm chính sách khấu trừ theo tên chính sách, khoản khấu trừ (1); xem theo trạng thái sử dụng/cơ cấu công ty(2).

  • Sử dụng bộ lọc để xem danh sách khấu trừ theo mong muốn:

  • Tùy chỉnh các cột danh sách:

  • Chọn nhiều chính sách khấu trừ để thao tác hàng loạt (3), sắp xếp thứ tự chính sách lương theo alphabet (4), lựa chọn số bản ghi trên trang (5).

Thêm mới chính sách khấu trừ

Sau khi thêm mới chính sách khấu trừ cho đơn vị/vị trí công việc, HR cần lựa chọn thay đổi về lịch sử lương.

  • Cập nhật lịch sử lương hiện tại: Chương trình sẽ cập nhận lịch sử lương gần nhất.
  • Tạo lịch sử lương mới: Chương trình sẽ tự động tạo lịch sử lương mới trên hồ sơ nhân viên với thông tin giống như lịch sử lương cũ và bổ sung khoản khấu trừ mới được thêm vào (nếu chưa có khấu trừ này).

Lưu ý: Với các khoản khấu trừ chỉ phát sinh đột xuất thì HR khai báo trực tiếp trong Dữ liệu tiền lương.

Sửa/Xóa/Chuyển trạng thái chính sách khấu trừ

Trên giao diện danh sách chính sách khấu trừ, HR có thể thực hiện nhanh các thao tác chuyển trại thái, sửa hoặc xóa chính sách khấu trừ bằng 3 cách:

  • Cách 1: Thao tác lần lượt, di chuột đến chính sách khấu trừ cần thao tác và lựa chọn icon thao tác tương ứng.
  • Cách 2: Thao tác hàng loạt, chọn các chính sách khấu trừ sau đó lựa chọn thao tác.
  • Cách 3: Thao tác trên giao diện chi tiết chính sách khấu trừ.

Lưu ý:

  • Sau khi sửa chính sách khấu trừ, chương trình sẽ tự động cập nhật hồ sơ nhân viên theo các trường hợp sau:
    • Nếu sửa đơn vị, vị trí áp dụng: với những nhân viên mới được áp dụng, chương trình sẽ thêm khoản khấu trừ này vào lịch sử lương mới nhất trong hồ sơ. Còn với những nhân viên không còn áp dụng chính sách này, chương trình sẽ tự động xóa khoản khấu trừ khỏi lịch sử lương mới nhất của nhân viên đó.
    • Nếu sửa khoản khấu trừ, định mức, số tiền/công thức thì chương trình sẽ cập nhật thông tin vào lịch sử lương mới nhất trong hồ sơ nhân viên.
    • Nếu sửa trạng thái thì chương trình sẽ cập nhật trạng thái của khoản khấu trừ tại lịch sử lương mới nhất trong hồ sơ nhân viên.
  • Nếu HR chọn xóa chính sách khấu trừ thì chương trình sẽ đồng thời xóa các khoản khấu trừ trong lịch sử lương của những nhân viên đang áp dụng chính sách này.
  • Các chính sách khấu trừ sau khi được chuyển trạng thái, chương trình sẽ đồng thời vập nhật trạng thái các khoản khấu trừ tương ứng tại lịch sử lương mới nhất của những nhân viên đang áp dụng chính sách này.
Cập nhật 04/10/2021

Bài viết này hữu ích chứ?

Bài viết liên quan

Để lại bình luận