Xem và quản lý danh sách Nhà cung cấp

Nội dung

1. Tổng quan

Bài viết hướng dẫn cách xem và theo dõi chi tiết nhà cung cấp, giúp doanh nghiệp quản lý thông tin, giao dịch và đánh giá nhà cung cấp một cách đầy đủ.

Nội dung bài viết gồm:

Hướng dẫn xem thông tin chi tiết nhà cung cấp theo từng tab.
Theo dõi mặt hàng cung ứng, đơn mua hàng, đánh giá chất lượng.
Hướng dẫn xuất khẩu danh sách nhà cung cấp ra Excel.

2. Hướng dẫn thực hiện

2.1. Xem thông tin chi tiết Nhà cung cấp

Bước 1: Vào phân hệ Quản lý nhà cung cấp\Nhà cung cấp\ Chọn chức năng Xem tại cuối mỗi Nhà cung cấp bất kỳ.

Bước 2: Tại đây có thể theo dõi nhanh các thông tin sau:

Tab Thông tin chi tiết: Lấy lên các thông tin chung đã khai báo trong danh mục nhà cung cấp.

Tab Mặt hàng cung ứng: Tổng hợp danh sách các mặt hàng đã phát sinh trên các chứng từ đầu vào trên toàn bộ dữ liệu công ty (Thỏa thuận mua hàng, Kế hoạch mua hàng, Đề nghị mua hàng, đơn mua hàng,…) và Số lượng hàng đã mua tương ứng tính đến thời điểm xem danh sách nhà cung cấp.
- Số lượng đặt mua tối thiểu: Mỗi đơn hàng phải đạt đủ số lượng tối thiểu thì NCC mới chấp nhận sản xuất và giao hàng.

- Thời gian đặt trước tối thiểu: Do NCC cần thời gian để sản xuất theo số lượng yêu cầu, thời gian đặt trước thay đổi theo mức mua.

Tab Đơn mua hàng: Lấy lên danh sách tất cả các đơn mua hàng theo quy trình, đơn mua hàng theo thỏa thuận của nhà cung cấp tương ứng trên toàn bộ dữ liệu.
- Trường Số phải trả, Số đã trả, Số còn phải trả và Tình trạng thanh toán của từng đơn — giúp nhận diện nhanh đơn nào cần lập Đề nghị thanh toán mà không cần mở từng đơn.

Tab Theo dõi công nợ: cho phép báo cáo Chi tiết công nợ phải trả theo nhà cung cấp.
- Dữ liệu được cập nhật từ phần mềm AMIS Kế toán

Tab Đánh giá chất lượng: Lấy lên danh sách đợt đánh giá nhà cung cấp đã phát sinh dữ liệu đánh giá chi tiết.

Tab Tệp đính kèm: cho phép lưu trữ tập trung các tài liệu liên quan đến nhà cung cấp (hợp đồng, thỏa thuận, nguyên tắc hợp tác…) Quản lý được hồ sơ NCC trong AMIS, Upload nhiều loại tài liệu phổ biến, đặt tên mô tả rõ ràng, quản lý kiểm soát được ai được phép xóa.

Người dùng nhấn nút Sửa tại các tab trên để thực hiện chỉnh sửa thông tin.

Tab Thông tin bổ sung: dùng khi anh chị có nhu cầu quản lý một số thông tin mà chương trình chưa có.

2.2. Quản lý danh sách Nhà cung cấp

Để quản lý danh sách nhà cung cấp như sửa, xóa, nhân bản, ngưng sử dụng và các tiện ích xuất excel, load lại trang, hay tùy chỉnh giao diện ở danh mục nhà cung cấp có thể thực hiện như sau:

Để sửa lại thông tin Nhà cung cấp đã khai báo, nhấn vào biểu tượng mũi tên mở rộng , sử dụng chức năng Sửa.
- Người dùng tiến hành chỉnh sửa các thông tin về nhà cung cấp. Khi có nhu cầu khai báo nhiều người liên hệ cho nhà cung cấp (trường hợp nhà cung cấp là tổ chức), người dùng chọn Thêm người liên hệ. Trường hợp người sử dụng tích chọn trường người liên hệ chính thì thông tin đó được đồng bộ sang các phần mềm khác.
  
  Điền các thông tin người liên hệ và nhấn Lưu. Sửa các thông tin tương tự đối với nhà cung cấp là tổ chức.

Nhấn vào biểu tượng mũi tên mở rộng sử dụng chức năng Nhân bản để nhân bản thông tin Nhà cung cấp sang Nhà cung cấp mới; Xóa hoặc Ngừng sử dụng đối với các Nhà cung cấp không còn nhu cầu sử dụng.

Khi chọn chức năng Xóa, hệ thống hiện cảnh báo xác nhận xóa nhà cung cấp, nhấn Xác nhận:

Trường hợp nhà cung cấp có phát sinh, phần mềm hiện cảnh báo không cho xóa, nhấn Xem phát sinh để kiểm tra.
Nhấn vào danh mục và chứng từ để xem chi tiết. Xuất Excel nếu cần thiết.

Nhấn biểu tượng xuất khẩu excel góc phải màn hình để xuất khẩu danh sách Nhóm nhà cung cấp ra excel (nếu cần).

Phần mềm cho phép đồng bộ danh mục Nhà cung cấp dùng chung từ tập đoàn về các công ty. Trên Danh mục nhà cung cấp, bổ sung cột Là danh mục tập đoàn để theo dõi.

Đồng thời, có thể theo dõi Nhà cung cấp là danh mục tập đoàn trên form khai báo nhà cung cấp.

3. Lưu ý

Để có thể theo dõi được danh mục Nhà cung cấp dùng chung tập đoàn đồng bộ về, dữ liệu công ty hiện tại phải thuộc tập đoàn thì mới xuất hiện cột thông tin “Là danh mục tập đoàn” như trên.
Để xem được thông tin chi tiết trên tab Đánh giá chất lượng, người dùng phải được phân quyền Xem Đợt đánh giá nhà cung cấp.
Nếu dữ liệu có kết nối với AMIS Kế toán, chương trình sẽ hiển thị thêm Số công nợ tương ứng của nhà cung cấp đang xem chi tiết (Số liệu công nợ được đồng bộ về từ AMIS Kế toán).