1. Tổng quan
Hướng dẫn này giúp anh/chị thiết lập và quản lý các tài khoản email dùng để gửi báo cáo tự động từ hệ thống. Việc cấu hình này đảm bảo các báo cáo định kỳ được gửi đi từ địa chỉ email chính thức, hợp lệ của đơn vị, giúp người nhận dễ dàng nhận diện nguồn gửi.
Nội dung bao gồm các phần:
- Cách thêm mới cấu hình gửi email.
- Cách chỉnh sửa và quản lý trạng thái email.
- Cách xóa cấu hình email.
Đối tượng áp dụng: Nhân viên kho, Quản lý kho.
2. Hướng dẫn thực hiện
2.1. Thêm mới cấu hình gửi email
Bước 1: Vào menu Thiết lập\Tùy chỉnh\ Cấu hình gửi Email.
Bước 2: Nhấn Thêm để mở cửa sổ thiết lập.
Bước 3: Tại cửa sổ hiện ra, anh/chị thực hiện nhập các thông tin cần thiết:
- Chọn Nhà cung cấp dịch vụ email (ví dụ: Gmail, Outlook…). Hệ thống sẽ tự động gợi ý Máy chủ mail, Cổng và Phương thức bảo mật tương ứng.
- Nhập Máy chủ mail nếu muốn thay đổi so với mặc định.
- Chọn chế độ Cấu hình tiêu chuẩn hoặc Cấu hình tùy chỉnh. Nếu chọn tùy chỉnh, anh/chị có thể tự nhập Cổng và Phương thức bảo mật.
- Nhập Tên hiển thị và Địa chỉ gửi email muốn sử dụng.
- Nhập Mật khẩu ứng dụng email để xác thực.
Lưu ý: Anh/chị cần sử dụng Mật khẩu ứng dụng (App Password) thay vì mật khẩu đăng nhập thông thường để đảm bảo tính bảo mật và khả năng kết nối với máy chủ email. Xem hướng dẫn Thiết lập mật khẩu ứng dụng tại đây.
Bước 4: Nhấn Kiểm tra kết nối để đảm bảo thông tin cấu hình chính xác.
Bước 5: Nhấn Lưu để hoàn tất.
2.2. Quản lý danh sách cấu hình email
Tại danh sách cấu hình email đã thiết lập, anh/chị có thể thực hiện các chức năng sau:
- Thay đổi thông tin cấu hình: Nhấn Sửa hoặc kích đúp vào dòng tương ứng để mở cửa sổ chỉnh sửa\ Sau đó nhấn Lưu.
- Thay đổi trạng thái cấu hình
- Nếu email đang Đang sử dụng, nhấn Ngừng sử dụng để chuyển sang trạng thái ngừng hoạt động.
- Nếu email đang Ngừng sử dụng, nhấn Sử dụng để kích hoạt lại.
Lưu ý: Khi ngừng sử dụng một email đang có lịch gửi báo cáo hoạt động, các báo cáo đó sẽ không thể gửi đi được cho đến khi anh/chị cấu hình email mới.
- Xóa cấu hình email (Lưu ý: Hệ thống sẽ cảnh báo nếu email này đang được dùng trong các lịch gửi báo cáo đang hoạt động)
- Cấu hình mặc định: Nếu anh/chị không thiết lập máy chủ gửi email, chương trình sẽ dùng dịch vụ email [email protected] của MISA để gửi báo cáo.
- Nếu sử dụng dịch vụ email MISA, trên email gửi hóa đơn sẽ có lưu ý cho người mua không reply lại mail này.
- Nếu người mua trả lời lại mail thì thư sẽ được chuyển vào mail: [email protected]
