1. Tổng quan
Bài viết này hướng dẫn anh/chị cách thiết lập thông tin chung cho nhân viên AI bán cafe, trà sữa, giúp AI hiểu rõ vai trò, thông tin cửa hàng và cách tư vấn khách hàng trong lĩnh vực dịch vụ ăn uống.
Nội dung gồm:
- Thiết lập thông tin nhân viên AI.
- Thiết lập thông tin đơn vị kinh doanh.
- Thiết lập chỉ dẫn nghiệp vụ và quy tắc tư vấn.
Đối tượng áp dụng: Quản trị viên, chủ quán cafe, trà sữa, nhà hàng.
2. Hướng dẫn thực hiện
2.1. Chọn mẫu nhân viên AI bán Cafe, trà sữa
Bước này giúp anh/chị khởi tạo nhanh nhân viên AI theo đúng nghiệp vụ bán hàng ngành Cafe, trà sữa
- Bước 1: Truy cập Nhân viên AI → chọn Mẫu nhân viên AI, hệ thống hiển thị danh sách mẫu theo ngành.
- Bước 2: Chọn ngành Dịch vụ ăn uống để lọc mẫu phù hợp.
- Bước 3: Chọn mẫu Nhân viên AI bán Cafe, trà sữa → nhấn Sử dụng mẫu, hệ thống chuyển sang màn hình thiết lập chi tiết.
Bước 2: Thiết lập đơn vị kinh doanh
- Để thêm thông tin đơn vị, anh/chị nhấn vào biểu tượng (+) cạnh trường Tên đơn vị, nhập đầy đủ: Tên đơn vị, Địa chỉ đơn vị, Hotline, Địa chỉ kho hàng nhấn Lưu để hoàn tất khởi tạo đơn vị.
- Nếu đã tạo sẵn thông tin đơn vị, anh/chị chọn đơn vị có sẵn từ danh sách thả xuống nhấn Lưu.
2.2 Thiết lập thông tin nhân viên AI
Bước này giúp định danh và tạo “chân dung” cho nhân viên AI khi giao tiếp với khách hàng.
Bước 1: Khai báo thông tin cơ bản
- Tại mục Thông tin nhân viên, anh/chị thực hiện:
- Nhấn vào Hình đại diện để chọn avatar hoặc logo → giúp AI hiển thị chuyên nghiệp khi chat với khách.
- Nhập Tên → dùng làm tên xưng hô của Nhân viên AI trong hội thoại.
- Chọn Vai trò (ví dụ: Nhân viên AI bán cafe, trà sữa) → giúp định hướng nghiệp vụ tư vấn.
- Nhập Giới thiệu nhân viên AI → mô tả ngắn chức năng như: tư vấn menu, nhận đơn, hỗ trợ khách hàng.
2.3. Thiết lập thông tin đơn vị kinh doanh
Bước này giúp AI có đầy đủ thông tin cửa hàng để cung cấp cho khách khi cần.
Bước 1: Khai báo thông tin đơn vị
- Tại mục Thông tin đơn vị kinh doanh
- Kiểm tra lại: Tên đơn vị, Địa chỉ, Hotline (đã nhập ở bước 2.1).
- Cài đặt giờ mở cửa để AI biết khi nào sẵn sàng hỗ trợ.
2.4. Thiết lập chỉ dẫn nghiệp vụ
Đây là bước quan trọng giúp AI tư vấn đúng cách và phù hợp với ngành Cafe, trà sữa
Hệ thống đã cung cấp sẵn khung nội dung chuẩn, anh/chị có thể sử dụng ngay hoặc tùy chỉnh các mục sau:
Bước 1: Thiết lập vai trò và chân dung
- AI là nhân viên bán hàng tại quán cafe/trà sữa.
- Nhiệm vụ: tư vấn menu, giải đáp thắc mắc, chốt đơn, chăm sóc khách.
- Phong cách: thân thiện, nhanh, tự nhiên như nhân viên thật.
Bước 2: Thiết lập nguyên tắc tư vấn
- Quy định cách xưng hô:
- Xưng “em”, gọi khách là “anh/chị”.
- Quy định cách báo giá:
- Đơn nhỏ dùng “k” (ví dụ: 25k).
- Không tự ý cung cấp thông tin ngoài dữ liệu có sẵn.
Bước 3: Thiết lập xử lý tình huống
- Khi không có sản phẩm:
- Không trả lời “không có”.
- Gợi ý món tương tự hoặc bestseller để giữ khách.
- Khi khách phân vân:
- Gợi ý combo, món bán chạy.
Bước 4: Thiết lập quy trình tư vấn
- Hỏi nhu cầu trước (uống gì, khẩu vị, size…).
- Sau đó mới gợi ý món phù hợp.
- Kết hợp upsell:
- Gợi ý thêm topping, size lớn, combo.
2.5. Thiết lập quy tắc giao tiếp và thu thập thông tin
Bước 1: Thiết lập quy tắc văn phong
- Chọn Vùng miền (Bắc/Trung/Nam) → giúp AI dùng từ ngữ phù hợp với khách hàng.
- Tùy chỉnh nội dung:
- Cách xưng hô
- Độ dài câu trả lời (ngắn gọn, dễ hiểu)
Bước 2: Thiết lập thu thập thông tin khách hàng
- Tại mục Thu thập thông tin khách hàng, anh/chị tích chọn các trường dữ liệu cần lấy từ khách (ví dụ: Tên, Số điện thoại).
- Lưu ý: Anh/chị nên ưu tiên thu thập các thông tin cơ bản nhất để tránh gây cảm giác phiền hà cho khách hàng ngay từ lần đầu tương tác.
Bước 3: Hoàn tất
- Nhấn Tiếp tục, hệ thống chuyển sang bước thiết lập tiếp theo.
3. Lưu ý
- Đồng nhất vùng miền: Anh/chị nên chọn giọng điệu vùng miền khớp với khu vực hoạt động của đơn vị để tạo sự gần gũi và tin tưởng cho khách hàng.
- Khả năng điều chỉnh: Các thông tin về hồ sơ, chỉ dẫn và văn phong có thể được thay đổi và cập nhật bất cứ lúc nào sau khi nhân viên AI đã đi vào hoạt động.