I. Tổng quan
Tính năng Thiết lập đặt lịch giúp anh/chị cung cấp khung thời gian hoạt động và các quy định tiếp khách cho Nhân viên AI. Khi được thiết lập đầy đủ, AI sẽ tự động kiểm tra lịch trống, xác nhận hẹn đúng giờ và tránh nhận lịch vào những ngày nghỉ, từ đó tối ưu quy trình vận hành và giảm thiểu sai sót thủ công.
Nội dung này hướng dẫn anh/chị cách cài đặt thời gian làm việc, chính sách và thông tin cần thu thập khi khách đặt lịch.
- Đối tượng áp dụng: Chủ cửa hàng, Nhân viên lễ tân, Quản lý vận hành AI.
II. Hướng dẫn thực hiện
1. Thời gian nhận khách:
- Nhấn Thêm khung giờ để khai báo giờ làm việc
- Hoặc dùng Nhập bằng AI.
2. Ngày nghỉ:
- Nhấn Thêm ngày nghỉ để thêm ngày nghỉ lễ/ngày nghỉ định kỳ.
- Có thể dùng Gợi ý ngày nghỉ sắp tới (nếu hệ thống hỗ trợ).
3. Nhắc nhở trước lịch hẹn (nếu có):
- Bật công tắc để hệ thống gửi nhắc lịch cho khách trước giờ hẹn.
4. Chính sách đặt và hủy lịch:
Cách 1: Nhập nội dung
- Chọn tab Nhập nội dung.
- Nhập Tiêu đề (ví dụ: Chính sách đặt và hủy lịch).
- Nhập Nội dung:
-
- Anh/chị có thể tự gõ nội dung.
- Hoặc chọn nhanh trong mục Các chính sách đặt và hủy lịch phổ biến (bên dưới) để hệ thống điền mẫu, sau đó chỉnh lại cho phù hợp.
- Nhấn Lưu để hoàn tất.
Cách 2: Tệp dữ liệu
- Chọn tab Tệp dữ liệu.
- Kéo thả hoặc nhấn chọn để tải file lên (thường hỗ trợ .doc, .docx, .pdf).
- Nhấn Lưu.
5. Thu thập thông tin khi đặt lịch hẹn:
- Tích chọn các trường cần thu thập như Họ và tên, Số điện thoại (và các trường khác nếu có).
6. Nhấn Tiếp tục để sang bước thanh toán.
III. Lưu ý
- Anh/chị cần kiểm tra kỹ khung giờ nhận khách vì AI sẽ dựa hoàn toàn vào dữ liệu này để xác nhận lịch với khách hàng.
- Chính sách hủy: Nên quy định rõ thời gian khách được phép hủy hoặc đổi lịch (ví dụ: trước 2 giờ) để AI xử lý tình huống khéo léo.
- Cập nhật: Khi có thay đổi đột xuất về lịch làm việc hoặc ngày nghỉ, anh/chị cần vào cập nhật ngay để tránh tình trạng AI nhận lịch vào lúc tiệm đóng cửa.